「米企業の20％が，訴訟などによって電子メール提出を求められた経験あり」，米調査

2004.07.17

　米American Management Association（AMA）は，企業による電子メールとインスタント・メッセージ（IM）の管理状況について調査した結果を，米国時間7月13日に発表した。それによると，訴訟や法規制に基づく調査の一環として，従業員の電子メール提出を求められた経験がある企業は20％に達し，2003年の14％から増加した。また，従業員の電子メールが原因で訴訟に巻き込まれたことがある企業は13％だった。

　調査はAMAが，米ePolicy Instituteと共同で，米国企業840社を対象に実施したもの。電子メールやIMが，訴訟における重要な証拠として採用されているにも関わらず，電子メールやIMを適切に管理している企業は少ない。業務に関連したIMを保存／管理している企業はわずか6％。また，電子メールの保存と削除に関するポリシーを設けている企業は35％で，2003年の34％から1ポイントしか増加していない。

　ePolicy Institute社執行ディレクタのNancy Flynn氏は，「『どのようなメールやIMを保存すればよいのかよく分からない』という回答者が37％にのぼった。これは，電子メールとIMのリスクや社内規定について，従業員の教育が不十分であることを示している」と指摘する。

　ちなみに，2004年に電子メールの社内方針について研修を実施した企業は54％で，前年の48％からやや増加した。

　電子メールとIMの管理状況を比べた場合，電子メールの保存と削除に関する社内規定を文書化している企業が79％だったのに対して，IMの場合はわずか20％だった。またソフトウエアを使って，従業員が社外とやりとりする電子メールを監視している企業は60％だったが，社内における送受信を監視している企業は27％に留まった。

　Flynn氏によると，「社内における電子メール通信の監視を怠ると，結果的にコストが高くつく可能性がある」という。「訴訟の引き金となったり，原告側に有利な証拠として使われるのは，普段何気なく交わされる電子メールだからだ」（同氏）

　また，IM向けにゲートウエイや管理ソフトウエアを導入している企業は11％だった。社内でIMを利用する従業員が31％に達し，その78％が無料のIMソフトウエアをインターネットからダウンロードしていることを考えると，訴訟や法規制準拠のほか，生産性やセキュリティの問題など，企業がIM関連の問題に遭遇するリスクは増加傾向にある。

　職場で電子メールやIMを利用して，個人的な内容のメッセージをやり取りしたことがあるという回答者は86％に達した。

　企業は，電子メールに関する社内規定の準拠に関して，より厳しい姿勢を取るようになっている。25％の企業が，社内規定違反で従業員を解雇したことがあり，2003年の22％，2001年の17％より着実に増加している。