プレスリリースに限らず、文章を書くときには、「誰に向けた」文章であるのか、つまり「読者が誰なのか」を明確しておくことが大切だ。それではリリースの読者は誰なのか？この答えは明確なはずだ。メディアの編集者や記者である。
ただし多くの企業では、リリースをメディアの編集部に配信するだけではなく、自社のホームページにも掲載して情報を発信している。当然だがそのリリースは、一般の人たちの目にも触れる。そうなるとリリースを作成するときには、そこに記載する用語や表現が「一般の人たちにも分かるかどうか」にも注意を払う必要がでてくる。
つまり、リリースの「読者」にはメディアの編集者や記者だけではなく、「一般の人たち」も含まれることになるのだ。
特に最近のWebメディアでは、企業や組織からのリリースを「そのまま」掲載しているところも多い。配信したリリース文が、そのまま掲載されてしまうことを考え合わせると、リリースを書く際には、「一般の人たちにも分かる文章」を心がける必要がある。
「分かりやすい表現で書く」ことが大前提
この「一般の人たちにも分かる」表現で作成することは、「掲載されるリリースの書き方」の最も重要な鉄則の一つであり、リリースを作成する上での大前提である。連載の第2回「『目立つリリース』の勘違い、編集者に伝わる5W1H＋『R』とは」で掲載されるリリースを作成するには、メディアの編集者や記者が記事にしやすいように「5W1H＋1Rを明確に記載する」というコツを紹介した。
しかし、そうしたコツをつかんでリリースを作成しても、記載されている内容が専門的な表現ばかりで難解では台無しだ。編集者や記者は記事にするために、難解な表現を分かりやすく書き直さなくてはならなくなる。