RPA（Robotic Process Automation)を活用した業務自動化への取り組みが、大企業のみならず、中堅・中小企業でも関心を集めている。しかし、適用を誤ると、「多額の費用をかけてRPAを導入したが、自動化できた業務はごく一部だった」という結果になりかねない。そうならないための留意点を、最新の調査データを見ながら探っていくことにしよう。
「RPA」はこれまでの手段と何が違う？
会計、販売、人事、給与などの業務システムは、企業活動に不可欠な要素である。しかしながら、これらの業務システムの周辺には、「ヒトによる手作業」が残る業務場面も少なくない。以下にいくつか具体例を挙げる。
【ケース1】
会計システムを導入しているが、拠点ごとに売上データの書式が違うため、本社の経理担当者が手作業で転記している。
【ケース2】
交通費精算システムを導入しているが、社員から提出される紙の領収書については、本人もしくは総務担当が手作業で入力している。
【ケース3】
売上管理システムを導入しているが、経営層が求める書式での出力ができないため、秘書や社長室のスタッフが、データ集計やグラフ作成を行っている。
こうした「ヒトによる手作業」を自動化する手段として、注目を集めているのが「RPA（Robotic Process Automation）」である。従来も、Excelのマクロ機能のように、特定のアプリケーション内に限定された自動化の手段はあった。また、外部システムと連携する手段（APIやファイル入出力など）を備えたアプリケーション間であれば、比較的簡易なプログラミングによって自動的にデータ連携させることも可能だった。
だが、「Webサイトで競合他社の商品価格を検索し、自社より安価な値段の商品名をコピーして一覧を作成する」といった、「ヒトが画面を見て操作する作業」を、Excelのマクロ機能やAPI/ファイルによるデータ連携だけで自動化することは難しい。そのため、数多くの業務システムを導入していても、上に挙げたような「ヒトによる手作業」がなかなか減らなかったわけだ。
ヒトによる操作内容を記録して再現
ただし、ヒトが操作する場合でも、データを「検索する」「コピーする」といった作業そのものを担っているのはコンピュータに他ならない。この、ヒトによる操作内容を記録し、それを再現することができれば、下記のような作業の自動化も可能になるはずだ。
- 競合他社のリストを用意しておく
- Webサイトで競合他社の商品価格を検索し、自社より安価な値段の商品名をコピーして一覧を作成するという操作をヒトが1回実行する
- 2の操作を記録する
- 1のリストに沿って、記録した操作を繰り返す
これが現在主流となっているRPAによる自動化の基本的な考え方である。
ヒトによる操作内容を記録して再現する方法には「ヒトが操作した入力箇所の座標を記録し、同じ場所への入力を再現する」「操作画面の論理的な構造（HTMLのタグ構造など）を解析して、同じ場所への入力を再現する」など、いくつかの異なるアプローチがあるが、いずれにしても、このように「ヒトによる手作業」を自動化できる点が、従来のデータ加工/連携とRPAとの大きな違いと言える。
