【どう変わる？Office 2007（6）】SharePoint編---企業情報ポータルが「コラボレーション・ポータル」に進化

ITpro

2006.06.06

　マイクロソフトが5月30日に開催した，オフィス・スイート次期版「2007 Microsoft Office system（Office 2007）」に関する説明会「Reviewers Workshop」に基づき，8回に分けてOfficeの新機能を紹介する。今回は，「企業情報ポータル・サーバー」から「コラボレーション・ポータル」に位置付けを変えようとしている「SharePoint Server 2007」の新機能について説明しよう。

　現行バージョンの「SharePoint」の位置付けは，製品名である「SharePoint Portal Server」が示す通り「企業情報ポータル（EIP）ソフト」であった。従業員にとって必要な情報を集約した企業情報ポータル・サイトを構築するためのサーバー製品が，SharePointだったのだ。しかし次期バージョンからは「Portal」の名前が外れ，製品名も「SharePoint Server 2007」になる。そして製品の位置付けも従来のEIPソフトから，「コラボレーション・ポータル」に変わる。情報を共有するだけでなく，ワークフロー管理などの業務を行う「場」に進化するというのだ。より「グループウエア」に近づいたと言える。

Exchangeの「パブリック・フォルダ」は“次々期版”で廃止，SharePointへ全面移行

　これまで，マイクロソフトのグループウエアといえば「Exchange Server」のことを指していた。しかしExchange Serverは今後「メッセージング・ソフト（メール・ソフト）」に特化する（写真1）。この動きの1つの象徴が，次々期版のExchange Serverで予定している「パブリック・フォルダ機能」の廃止と，SharePoint 2007に「OutlookからSharePointの共有フォルダやカレンダを利用する機能」が新規追加されたことである。

写真1：Office製品の一覧。SharePointは「コラボレーション・ポータル」，Exchangeは「メッセージング」との位置付けになっている
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　Exchange Serverのパブリック・フォルダとは，Exchangeユーザー同士で共有したいファイルなどを保存するフォルダのことである。このパブリック・フォルダが次々期版Exchange Serverで廃止される予定なのだ。

　このことは，米MicrosoftでExchangeの開発を統括しているTerry Myerson氏が，Exchange開発チームの公式ブログ「The Microsoft Exchange Team Blog - You Had Me At EHLO」で2006年2月20日（米国時間）に明らかにした（該当記事「Exchange 12 and Public Folders」）。Myerson氏はブログで「We are "de-emphasizing" Public Folders - which means that Public Folders may not be in our next major release after E12.（われわれはパブリック・フォルダに力を入れていない。これはつまり，パブリック・フォルダがExchange 12の次のメジャー・バージョンに恐らく入らないことを意味している）」と述べている。

　現在のパブリック・フォルダの役割は，SharePoint 2007の共有フォルダが担うことになる。これまでSharePointの共有フォルダにはWebブラウザでしかアクセスできず，オフラインでは共有フォルダのファイルを利用できなかった。それがSharePoint 2007からは，OutlookからSharePointの共有フォルダにアクセスできるようになる（写真2）。Outlookにファイルをダウンロードしておけば，オフラインでも共有フォルダのファイルを利用できるわけだ（写真3）。

写真2：Outlook 2007からSharePoint 2007の共有フォルダにアクセスした画面
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写真3：SharePoint 2007のWebサイトでOutlook 2007にファイルをダウンロードする画面
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　またSharePointの共有フォルダに電子メール・アドレスを設定し，共有フォルダに電子メールを使ってファイルをアップロードできるようにもなる。こういった機能は，Exchangeのパブリック・フォルダに実装されている機能である。

　SharePointで管理する予定表（カレンダ）もOutlookで利用可能になる。これまでもOutlookからSharePointの予定表を閲覧できたが，書き込みはできなかった。それがSharePoint 2007では，Exchange Serverの予定表と同じようにOutlookを使ってスケジュールの追加などもできるようになった。

ブログやWiki機能，プロジェクト管理機能も搭載

　SharePoint 2007のコラボレーション機能をさらに見ていこう（写真4）。SharePoint 2007では「To Doリスト」の機能が強化され，従業員のジョブ・アサイン（現在遂行中の業務）なども把握できるプロジェクト管理機能も追加された（写真5）。この機能は「Project Lite」と呼ばれており，マイクロソフトのプロジェクト管理ソフト「Project」に似た画面構成になっている。

写真4：SharePoint 2007の新機能一覧
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写真5：SharePoint 2007に追加されたプロジェクト管理機能の画面
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　情報共有機能に関しては，従来からある共有フォルダや掲示板（ディスカッション）に加えて，ブログやWiki（複数人で編集できるWebページ管理ツール）の機能も搭載される。また「Project Server」や帳票管理ソフトの「Forms Server」（Office 2007の新製品），業務分析（ビジネス・インテリジェンス）ソフトの「Business Scorecard Manager」といった業務アプリケーションの情報なども，SharePointのWebサーバーで閲覧できるようになる。

申請と承認のワークフロー管理をSharePointで

　業務に関連する書類の申請や承認といったワークフローも，SharePointで管理できるようになる。SharePointにおけるワークフロー管理の特徴は，WordやExcelの文書ファイル（ドキュメント）そのものを使って，申請や承認の業務を行うことである。

　例えば，予算の申請を行いたい場合，従業員は申請事項をワードの定型フォーマットに記入して，そのWord文書をSharePointの申請用共有フォルダフォルダにアップロードする。上司は申請用フォルダにある文書をダウンロードしてWordで開き，ヘッダーなどに「承認済み」などの情報を追加して書類を承認する。写真6は，Wordで文書を承認した画面である。ここでは承認の印鑑を押す代わりに，承認済みを示すバーコードをWord文書に挿入している。

写真6：Wordを使って予算の申請・承認を行っている画面。印鑑の代わりにバーコードをヘッダに挿入している
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RSSに対応することで，最新の情報を把握しやすくなった

　最後に，情報共有に関する基本的な機能強化点を紹介しよう。まず，SharePoint 2007は，RSSに全面対応する。共有ファイルに追加された新着ファイルや，掲示板（ディスカッション）の新着書き込みなどの情報を，RSSフィードとして受信できるようになった。わざわざWebページを開いて新着情報の有無をチェックする必要がなくなった。

　「PPTスライドライブラリ」も便利な新機能の1つだ。PPTとは，PowerPointドキュメントの拡張子である。Windowsのエクスプローラを使って，PowerPointファイルが入ったフォルダを閲覧すると，スライドの1ページ目がサムネイル表示される。「PPTスライドライブラリ」は，このサムネイル表示をSharePointのWebページで実現した機能である。SharePointの共有フォルダに入ったPowerPointファイルを，スライドのサムネイルを見ながら選択できるようになった（写真7）。