【Q29】解約するユーザーのOneDriveのファイルを残すには？
A.解約前に管理者がローカルなどにコピーしておく
従業員が退職したときにはOffice 365のアカウントを解約する。しかしそのユーザーのメールや業務で使っていたファイルを残しておきたい場合があるだろう。ファイル共有やメールサービスをオンプレミス環境で提供していたときとは違い、アカウントを解約すると、アクセスできなくなる可能性がある。管理者は、解約前にいくつか作業しておく必要がある。
クラウドストレージのうち、OneDriveのファイルは個人用のディスクスペースなので、解約するとアクセスできなくなる。データを残す場合は、解約前に、OneDriveへのアクセス権限を管理者に付与して、データを別サーバーやローカルなどにコピーしておくとよい。ただし管理者であっても、OneDriveからOneDriveへのファイルのコピーはできない仕様になっているので注意が必要だ。
メールは、Q17で紹介したメールアーカイブを利用する。Exchange Onlineのアーカイブには、コンプライアンス機能として、訴訟などに備えたメール保存機能が備わっている。この機能をあらかじめ有効にしておけば、解約後も管理者がアーカイブされたメールを検索できる。