「社外の仕事関係者とのやりとりには、主にメールを使う」という人は多いと思います。ところが、微妙なニュアンスを含む用件の場合、メールでは伝わりにくいことが少なくありません。
用件が伝わりやすいのは、直接会って話す「対話」、次いで「電話」、そのあとに「メール」という順番になると言われています。しかし電話や対話であっても、事前に用件のポイントを押さえておかなければ、ロスタイムを発生させてしまうことがあります。今回は、ロスタイムを発生させにくい電話と対話のポイントを解説します。
微妙なニュアンスを含む要件は、電話の方がよい
微妙なニュアンスを含む用件は、メールを使うべきではありません。何度もやりとりしなければならなくなったり、誤解を招いたりしかねないからです。やり取りを重ねるのにも、誤解を解くのにも時間がかかってしまいます。
そもそも、メールを書くのに時間がかかりすぎる場合もあります。電話では５分ほどで済む用件なのに、メールに書くのが30分かかったとしたら、差分の時間はロスタイム以外の何ものでもありません。
確認事項が多い場合は「電話」、それ以外は「メール」といったような基本的な線引きをしておくといいでしょう。例えば、微妙なニュアンスを含むメールを受け取ったとき、少しでも確認しておいた方がよい事項がいくつかあれば、すぐに電話で確認しておくべきです。たいていの場合、若干のズレがあるものです。このズレが仕事のやり直しなどのロスタイムにつながることは、少なくありません。
電話をかけるときは、用件のポイントを簡潔にメモして、的確に伝えられるようにしておくとよいでしょう。電話は突然相手に時間を割いてもらうことになるため、ダラダラと喋って相手に迷惑をかけるべきではありません。
ちなみに、ネットで情報を調べる場合も、電話の方が向いていることがあります。例えばなかなか検索に引っかからない情報は、該当する企業や省庁のお客様相談室などに電話で問い合わせた方が、早くて正確な情報を得られることがあります。