年度末を迎え、異動や転勤などの辞令を受ける人も少なくありません。退職や転職をする人もいるでしょう。業務の引き継ぎで忙しくても、忘れてはいけないのが取引先などへの挨拶。異動や転勤、退職することを知らせる挨拶メールの書き方について所長が解説します。
直井研究員（以下、直井）：所長、C社の山本さんが3月末付で異動されるそうです。今朝、異動の挨拶メールが届きました。でも、後任が誰か分からなくて。書いてないんです。それで、さっき電話で話をしました。後任は、山崎さんという方になる予定で、正式に決まったら連絡をくれるとのことです。
平野所長（以下、平野）：山本さんからのメール、私のところには届いていないな。
直井：そうなんですか？私のところにきたのはBCCを使った同報メールでしたよ。
平野：そうか。
直井：私に送れば所長に伝えると思ったのでしょうか。でも、それはないですよね。リストから漏れていたのかも。あるいは、所長には直接、連絡しようと思って忘れているのかな。私より所長との方が、やりとりも多かったですよね。
平野：まあね。先日は、D社の橋本さんから退職の挨拶メールが届いたし、この時期は異動や転勤、退職などの挨拶メールが増えるね。
直井：橋本さんの退職は急なことで驚きました。先日、お会いしたばかりだったので。
平野：あのときは公言できなかったんだろう。
直井：公言してもいい時期がきたから、挨拶のメールを送ってきたということですね。
平野：退職が決まっていても、好き勝手に挨拶していいわけではない。所属している組織と取引先など関係者の両方に、迷惑をかけないよう進める必要がある。
直井：異動や転勤の辞令が出たら、業務の引き継ぎなどで忙しくなり、挨拶の時間をなかなか取れないなんてこともありそうです。でも、ここできちんと挨拶をしないと、引き継ぎにも影響を及ぼしますよね。
平野：そうだね。挨拶も忘れてはいけない最後の業務といえるよ。
直井：社内の人に挨拶するのと、社外の人に挨拶するのでは、伝え方も違うと思います。特に社外に対しては気を遣います。
平野：対応次第では会社の信頼を損ねることにもなるからね。
直井：直接会って伝えるのが一番丁寧だと思いますが、仕事で関わった全ての人に会うのは現実的ではありません。電話で伝えることもありますし、メールで伝えることもあります。メールは「なんて書いたらいいんだろう」と悩む人は多そうです。せっかくなので、社外の人にメールで伝えるときのコツや注意点を教えてください。