ミニプロジェクトこそ管理せよ!

会議は「準備が4割」

2017/04/19 小笠原 種高=フリーライター

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 会議について見直しを始めたプロマネの宇佐木さんとSEの虎岡さん。宇佐木さんがあまりにも「なんとなくテキトー」に会議をしてしまうための見直しですが、当の本人は、いたってのん気に構えています。来週の会議では、やっかいなクライアントと話さなければならないのですが……。果たして、会議の準備は整うのでしょうか。

 

SE虎岡 : ウサさん、来週の会議の準備するよ。

宇佐木 : アジェンダ作るんだっけ?

SE虎岡 : ウサさんはいつも会議で暴走するから、スケジュールとアジェンダをよく見て、暴走していいかどうか考えてよ。

宇佐木 : そんなに暴走してるかなあ。

SE虎岡 : しまくりだよ。いつも雑談で脱線する、事前に話したことと逆のこと言い始める、決めるべきことを後回しにする。スパゲティ会議の原因の7割はウサさんだよ!

宇佐木 : そうかなあ。

SE虎岡 : 今回は、あんまり脱線すると、本当に炎上するから、気を付けてよ。じゃあ、プロジェクトのスケジュールを見ながら話をしていこう。各工程を始めるための合意のデッドラインを書いておいたよ。

宇佐木 : この日までに決めないと、スケジュールに影響するってことだね。

SE虎岡 : そう。逆に、どうしても優先すべきことがあるなら、この日まで引っ張れるってこと。きっと押せ押せになるから、あまり期待しないで欲しいけど。毎週木曜日に会議をするとして、毎週の木曜日に決めるべきことを一覧にしたのがこれ。

宇佐木 : うわー。日によってはたくさんあるし、この日は一つしか決めないね。

SE虎岡 : そう。それを、更に平均化したのがこれ。先に決められることは、早めに決められるようにした。

宇佐木 : なるほど。それでも、来週半ばまでに決めないといけないことが多いね。間に合うかなあ。

SE虎岡 : だから、アジェンダを作りながら、事前資料を作った方がいいだろうね。「決める」ことを優先させようと思うと、「情報共有」の時間はあんまり取れない。決めることだけでもたくさんあるからね。

宇佐木 : 資料だけで分かるかな。

SE虎岡 : 会議の時だって、資料に目を通す時間を取ることもあるから、先に見ておいてもらうだけで違うよ。俺が説明する時は、いつも作ってるよ。それに、ウサさんの資料はちょっと分かりにくいんだよね。サブの鹿野君の方が知識はないけど、よほど分かりやすい。今回は、鹿野君に資料を作ってもらおう。似たような過去の案件の資料もあるし、後から俺たちが補完すればいいよ。

宇佐木 : 僕は全部言葉で羅列しちゃうからなあ。そういえば、根津さんに何か頼んだ時、分かりやすい資料作ってたよ。

SE虎岡 : 根津さんって、前職でデザイナーもやってたみたいだから、うまいのかもね。鹿野君も忙しいだろうから、根津さんにプロジェクトのことを知ってもらうためにも、分業していいと思う。

図8-1●宇佐木さんはスパゲッティ会議準備中
[画像のクリックで拡大表示]

 会議での脱線暴走は、本当に迷惑なものです。本人は楽しいのかもしれませんが、それに巻き込まれる側はたまったものではありません。こうした脱線や暴走を防ぐ手段の一つが、会議準備をしっかりすることです。

なぜ、脱線暴走常習犯は、レールの上を走れないのか

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