住友電工情報システムは2014年1月21日、文書管理サーバーソフトの新版「楽々Document Plus Ver.3.3」を発表、同日販売を開始した。新版では、メールの取り込み機能を追加した。楽々Document Plusにメールを送信することで、メールの「件名」「内容」「添付ファイル」をまとめて一つの文書として登録できる（写真）。価格（税別）は150万円から。
楽々Document Plusは、企業文書を「フォルダー」と「文書（ドキュメント）」の階層構造で管理し、検索/閲覧できるようにした文書管理サーバー（関連記事：住友電工情報システム、NASと連携できる文書管理サーバー新版）。複数のファイルを一つの「文書」に添付して「フォルダー」に保管する、という形をとる。「文書」に対しては、日付や作成者といった任意の項目を属性として付与できる。アクセス権限設定や承認ワークフロー機能も備える。
今回の新版では、管理対象の文書として、新たにメールを取り込めるようにした。楽々Document Plusに対してメールを送信することで、メールの「件名」「内容」「添付ファイル」を一つの文書として登録する。振り分け条件を設定しておけば、メールの「To」「From」「件名」などに応じて登録先のフォルダーを振り分ける運用もできる。特定のメールを蓄積することで、これを情報資産として検索/閲覧できるようになる。
任意の属性でフォルダー横断検索を可能に
このほかの主な強化点は、以下の通り。まず、使い勝手を強化した。利用者ごとに、よく閲覧するフォルダーや文書を「お気に入り」として登録し、Web画面からワンクリックで呼び出して表示できるようにした。さらに、複数のフォルダーにまたがって属性検索するフォルダー横断検索機能を強化した。これまでの「文書番号」「所属グループ」「作成者」「タイトル」の属性検索4項目に加えて、任意の属性項目を検索キーにできるようにした。
運用管理面では、登録済みの文書の属性を、CSVファイルを用いて一括更新できるようにした。また、日々の操作ログ（アクセスログ）の出力方法として、これまでのログファイルへのテキスト出力に加えて、データベースにもログ情報を蓄積できるようにした。これにより、管理者画面から容易にログを閲覧できるようになった。
楽々Document Plusのソフトウエアは、Javaアプリケーションとして動作し、Webブラウザーから利用する。稼働環境は、OSがWindows Server、JavaアプリケーションサーバーはTomcat。データベース管理システム（RDBMS）として、SQL Server、PostgreSQL、Oracle Databaseのいずれかが必要。
