Webサイトから表をExcelにコピーしたり，他人から引き継いだ名簿データなどをExcelで読み込んだりすると，表中の各データに不要なスペース（空白）が入っていることがある。例えば，データの先頭や末尾にスペースが入っていたり，氏名の間に複数のスペースが入っていたりするケースだ。こうした場合，一つずつ余計なスペースを削除いかなければならないが，とても手間がかかってしまう(図1)。これを一気に解決するのが，今回紹介する「TRIM（トリム）関数」だ。
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| 図1●セルの先頭や末尾に不要なスペースが入力されていたり，姓と名の間に複数のスペースが入力されていたりするときに，余計なスペースだけを削除して姓と名の間に一つのスペースが入った状態にしたい。どうすればいいだろうか |
TRIM（トリム）関数で無駄なスペースを“刈り込む”
「TRIM」とは，もともと「刈り込む」などの意味。この関数を使うと，データの先頭や末尾にあるスペースは削除し，途中に複数のスペースがあるときは一つだけにしてくれる。名簿で余計なスペースを削除するには打ってつけの関数だ。
TRIM関数の使い方は簡単だ。ここではまず，スペースを取り去りたい先頭のセル（A2セル）の右側に「=TRIM(A2)」と入力してみよう(図2)。これだけで無駄なスペースを取り去ることができたはずだ。あとはこの式を他のセルにコピーすればよい。先ほど式を入力したB2セルの右下の角をB6セルまでドラグすれば式のコピーは完了だ(図3)。
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| 図2●そんなときは「TRIM（トリム）関数」を使って一気に余分なスペースを取り去ってしまおう。余分なスペースを取ったデータを右のセルに表示させるために，「＝TRIM(A2)」のように入力する |
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| 図3●これで余分なスペースを取り去ることができた。あとはこの式を他のセルにコピーすればよい。セル右下の角をドラグして，他のセルに数式をコピーする |
最後に一つやっておくことがある。図3の操作が完了した状態だと，“スペースを取る前の氏名データ（A2～A6セル）”と“取った後の氏名データ（B2～B6セル）”が並んでしまう。しかしそこで不要なA2～A6セルを削除してしまうと，B2～B6セルの値がエラーになってしまうのだ（B2～B6セルはA2～A6セルの値を使って求めているため）。
これを防ぐには，B2～B6セルの値をA2～A6セルに「値のコピー」を行う必要がある。操作は簡単だ。B2～B6セルを選んで「コピー」を行い，A2セルで「形式を選択して貼り付け」を選び，そこで「値」を選べばよい。
※この記事はExcel 2002（Office XP）をもとに執筆しています。
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■岡野 幸治 (おかの こうじ) フリーランスライター。「日経PC21」「日経PCビギナーズ」などでパソコン関連の活用記事を中心に執筆中。 |
