「期限日」前にメール通知できる文書管理ソフト

楽々Document Plus Ver.3.4の画面

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　住友電工情報システムの「楽々Document Plus Ver.3.4」は、文書管理サーバーソフトである。企業文書を「フォルダー」と「文書（ドキュメント）」の階層構造で管理し、検索/閲覧できるようにしている。複数のファイルを一つの「文書」に添付して「フォルダー」に保管する、という形をとる。「文書」に対しては、「日付」や「作成者」といった任意の項目を属性として付与できる。アクセス権限設定や承認ワークフロー機能も備える。

　現行版では、個々の文書に期限を設定して管理できる。具体的には、文書に設定した属性情報「期限日」を参照し、期限日が近づいた任意のタイミングで、関係者にメールで通知できる。例えば、契約書に期限日を設け、期限日の30日前に通知する、といった運用ができる。通知先となる関係者は事前に登録しておく必要がある。

　現行版ではまた、サーバーで管理している文書群を外部にアーカイブ保存する機能を備える。具体的には、文書を構成するドキュメント群（オフィス文書や画像、テキストなど）を特定のフォルダーに格納し、これらを参照/閲覧するための静的なHTMLインデックスを生成する。これにより、サーバーにWebブラウザーでアクセスすることなく、文書（関連ファイル群）をWebブラウザーで参照/閲覧できるようになる。