直井研究員(以下、直井):メールの効率って、どうやったら上がるんでしょうか。

平野所長(以下、平野):どうしたんだい? いきなり真面目モード全開の質問だね。

直井:最近、メールの効率化に関する質問や相談が、すごく増えた気がするんです。みんな課題に感じているんだなぁと。

平野:そうだね。みんながメールの効率が悪いまま仕事を続けたら、企業はどうなると思う?

直井:メールの処理でいっぱい、いっぱいになってしまって、他の仕事に費やす時間が減ってしまって、もしかしたら業績が悪化することも考えられます。毎日、業務時間の多くをメールのやりとりに使います。受け取るのは必要なメールばかりではありません。メールの大洪水です。

平野:そうならないためにも、今から組織として効率に目を向けておくのは重要だ。一口にメールの効率といっても、たくさんアプローチ方法があるよ。さて、どこから手をつけようか。

直井:たくさん?ですか?

平野:そうだよ。例えば、1人ひとりのスキルを向上させる。もしくは、メールのソフト自体を入れ替える。組織内でルールを決めて運用をする。できることはいろいろあるよね。

直井:確かにそうですね。でも、何から手をつけたらいいのでしょうか。それを決めるのが、意外と難しいように思います。「自分のメールの処理が遅いから効率が悪いんだ」と自分でできることを考えたとします。入力速度をアップするためにブラインドタッチを練習したり、テンプレートを作ったり。でも、私の問題ではなく、所長から届くメールが多いことが根本の原因で、業務効率が落ちている可能性もありますよね。

平野:ほう。

直井:今日から私宛てのメールを半分にしてください!きっと所長が犯人です!

平野:考え方としては悪くないんだけど……。いきなり犯人だなんて決めつけるのはよくない。でも、どこに原因があるのかを考えたのはいいね。最近、問い合わせも増えていることだし、組織の効率アップをどう図るのかについて考えてみよう。