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美人研究員は見た!ビジネスメール事件簿

あえて整理しないメール整理術

平野 友朗、直井 章子=アイ・コミュニケーション 2016/03/07 ITpro

直井研究員(以下、直井):なんだかシックリいきません。

平野所長(以下、平野):どうしたの?今日もお悩みだね。

直井:メールの処理をどうしたらいいか、やり方をいろいろとまとめているんです。でも、なんだかうまくいかないんです。

平野:どうして?

直井:アドレスごとにフォルダーを作って全部振り分けようと思ったんです。特定の方としかやりとりがない場合は、その方が効率はよくなります。でも、不特定多数の方からのメールが中心の場合は、整理整頓が大変です。通数によっても異なるし、仕事の内容によっても異なります。どうやって説明をしたらいいか悩みます。

平野:直井さんの言うとおりだね。メールの処理はこうすべし!という明確なものはないんだよ。仕事の内容によって異なるし、環境によっても異なる。例えば、私たちのように30GBの容量があるクラウドサービスを使っている場合は「メールを削除する」という考えは不要になる。逆に、500MBの容量しかないならメールを削除する前提で作業を考えなくてはいけない。そうなると「削除するメール」を選択しなくてはならない。それも時間効率を悪くすることにつながるね。

直井:はい……。一概に言えないなぁとは思っていたんですが、こちらの質問に答えたくて。

メールの整理整頓について知りたいです。あとで検索すればいいやと考え、メールがどんどんたまってしまいます。メーラーでの受信メールの整理の仕方や、送信メールの整理しやすい「件名」の付け方などを知りたいです。

平野:いろいろな質問が詰まっているねぇ。せっかくだから状況を整理してみよう。いいトレーニングになるよ。思考(考え方)や性格(行動特性)、現状、解決策。この質問者さんは、それを一気に書いているね。しかし、それがちょっとずれているようだ。

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