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美人研究員は見た!ビジネスメール事件簿

部分引用は削り過ぎに注意!

平野 友朗、直井 章子=アイ・コミュニケーション 2016/01/25 ITpro

直井研究員(以下、直井):所長~、返信について質問がきていますよ。

平野所長(以下、平野):どれどれ……。

平野所長
直井研究員

お世話になっております。
○○の久保と申します。

いつもコラムを楽しく拝読しております。

メールの返信について質問があります。
メールを引用して返信するというのは、
具体的にはどのように行えばよいのでしょうか。

必要なところだけ残して返信するという方法がありますが
失礼ではないのでしょうか。
教えていただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

久保

直井:まず、メールを引用して返信するというのは、具体的にはどのように行えばいいかという質問です。

平野:受け取った相手のメールの本文にある文章や言葉を引用して返信するには、2つの方法があるよ。それが全文引用と部分引用だ。相手のメールを全て残して、その上に返信を書くのが全文引用。1通のメールにやりとりの履歴を全て残したいときは、全文引用が望ましいね。途中からCCで新たに誰かが追加されることがあり、メールを読んだだけで過去のやりとりを共有できるように、全文引用で返信しているという人もいるだろう。

直井:部分引用は、どんなときに使うんでしたっけ?

平野:一方、部分引用では、受け取ったメールの中で返信に必要な箇所を残し、その下に自分のコメントを書いて送る。部分引用は、一問一答のように返信を書くことで、質問への回答漏れを防ぐことができる。しかも、一からメールを作成するよりは入力する文字数も減るので、時間短縮したい人などに選ばれている方法だね。部分引用は、テキスト形式で冒頭に「>」という引用符が付くのが一般的だ。

直井:通常、返信するとき、相手のメール本文を全て消して新規作成のように返信することはありません。相手のメールを全て残す全文引用か、相手のメールを一部残す部分引用のどちらかになりますね。

平野:そうだね。話題が続く限り、引用して返信する。相手から受け取ったメールへの返信で履歴を消して書くことがあるとしたら、それは話題が変わったときで、新規作成と同じだ。件名も変わるね。

直井:「必要なところだけ残して返信するという方法がありますが、失礼ではないのでしょうか」とありますが、これは部分引用が失礼ではないかという質問ですね。

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