日記などのプライベートな文書、また企画書などの社外秘文書は、他人に見られたくないもの。このような文書には、ファイルを開くためのパスワードを設定しよう。読み取りのパスワードは、「ドキュメントの暗号化」で設定できる。

図1　「Office」ボタンの「配布準備」から「ドキュメントの暗号化」を選択する
図1　「Office」ボタンの「配布準備」から「ドキュメントの暗号化」を選択する
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図2　「パスワード」にパスワードを入力する。パスワードの文字は●で表示される
図2　「パスワード」にパスワードを入力する。パスワードの文字は●で表示される
図3　確認のため、もう一度同じパスワードを入力する。パスワードは忘れないようにメモしておこう
図3　確認のため、もう一度同じパスワードを入力する。パスワードは忘れないようにメモしておこう

　これで文書を保存すれば、次回ファイルを開くときにパスワード入力のダイアログボックスが表示される。パスワードを知る人以外、文書を開けなくなるわけだ。

図4　文書を開くときには、パスワードを入力するように促される
図4　文書を開くときには、パスワードを入力するように促される

　なお、この「ドキュメントの暗号化」を実行すると、パスワードの設定と同時に文書内容が暗号化される。文書ファイルをZIP形式に変えても、外部から開くことはできなくなる。パスワードを忘れると文書は開けないので、くれぐれもご注意を。