文書の構成を練るときは、「アウトライン」の利用をお薦めしたい。アウトラインは、文書全体を階層として管理する機能。Word 2007では、見出しを9つの階層(レベル)に分けることができる。章、節、項のように、見出しをレベル分けして入力することで、頭の中にあるアイデアを具体的な形で整理していける。見出しの入れ替えやレベル変更も簡単なので、構成の練り直しも楽だ。
見出しをレベル分けして入力する
アウトライン機能を使うときは、「表示」タブの「アウトライン」ボタンをクリックして画面をアウトラインモードに切り替える。またはウィンドウ右下の「アウトライン」ボタンをクリックする。
画面がアウトラインモードになったら、見出しを思いつくままに入力していけばよい。見出しの行では、階層を示す「アウトラインレベル」が「レベル1」(一番上の階層)になっているのを確認しよう。他のレベルや「本文」になっているときは、「レベル1」に変更する。
レベル1の見出しが出揃ったら、その下の階層(レベル2)の見出しを入力する。まず1行目の行末で改行し、新しい行を挿入する。新しい行は前行と同じ「レベル1」となるので、「レベル下げ」ボタンを1回クリックしよう。これで2行目が「レベル2」に設定される。後はまた、思いつくまま見出しを入力していけばよい。レベル2には「見出し2」段落スタイルが設定され、文字サイズは10.5ポイントと小さくなる。
アウトラインモードでは、このように見出しをレベル分けしながら入力していく。レベルが下がるごとに行頭も字下げされるので、階層の様子も一目瞭然だ。もちろん、本文も入力できる。「アウトラインレベル」を「本文」に変更して、文章を入力しよう。
レベルを変更する
レベルの上げ下げも、ボタンひとつで可能だ。変更したい見出しにカーソルを移動して、「レベル上げ」または「レベル下げ」ボタンをクリックすればよい。
文章の順番を入れ替える
長文作成では、文章の順番に悩むことがよくある。本文を入力した後で、構成を変えることもあるだろう。アウトラインモードでは、文章の入れ替えも「1つ上のレベルへ移動」ボタンと「1つ下のレベルへ移動」ボタンで簡単に実行できる。