データを入力していると、ある特定の文字を何度も入力することがある。例えば、担当者の氏名などだ。もし、担当者が「田中」「鈴木」「山田」の3人しかいないのなら、氏名欄にはこの3人の名前しか入力されることはない。このように、入力されるデータが決まっているようなときは、毎回キーボードから入力するのではなく、リストから選択できると便利だろう。
セルにリストを作成するには、リストを作成したいセルを選択して「データ」メニューの「入力規則」をクリックする。実行すると「データの入力規則」ダイアログボックスが表示される。ダイアログボックスの「設定」タブを開き、次のように設定する。
「入力値の種類」→「リスト」
「元の値」→田中,鈴木,山田
「OK」ボタンをクリックすれば設定は完了だ。リストを作成したセルにアクティブセルを移動すると、セルの右にボタンが表示される。ボタンをクリックすると「元の値」ボックスに指定した項目がリスト表示される。
ボタンをクリックしてリスト項目を選択すれば、セルへの入力ができる。なお、リストに登録されていない名前を入力しようとするとエラーメッセージが出るので、入力間違いを防ぐ効果も大きい。