文書を印刷して相手に渡す場合、見やすく編集したりレイアウトを整えるといった作業が大切だ。逆に情報の一部を隠したい場合もある。このように、さまざまな用途に合わせて文書を加工することが多いはず。そこで今回は、実際の業務でスグに役立つ文書の加工ワザを紹介する。

文書の一部を黒で塗りつぶす

 個人情報や会社の機密情報が書かれた文書を相手に渡すときなどに、知られたくない部分を黒く塗りつぶすこともあるだろう。そんなときはWord 2010の蛍光ペン機能を使えば手間がかからず簡単だ。ポイントは、蛍光ペンの色を黒に設定する点。黒い文字の上に黒いマーカーを重ねることで、文字を隠すことができる。

 ただし、黒いマーカーで塗りつぶしても文字データはファイルに残ったまま。ファイルをそのまま相手に渡したりPDFに変換してから渡しても、ソフトの機能を使うことで内容を確認できてしまう。印刷して渡す場合に限ってこのワザを利用すること。

塗りつぶしたい部分をドラッグで選択し、「ホーム」タブの「蛍光ペンの色」から黒をクリックする
塗りつぶしたい部分をドラッグで選択し、「ホーム」タブの「蛍光ペンの色」から黒をクリックする
[画像のクリックで拡大表示]

黒のマーカーが引かれ、黒い文字が見えなくなった
黒のマーカーが引かれ、黒い文字が見えなくなった
[画像のクリックで拡大表示]

ハイパーリンクや書式設定などで文字に黒以外の色が使われていると、内容を確認できる場合がある。ドラッグで選択後、文字の色を黒に変える
ハイパーリンクや書式設定などで文字に黒以外の色が使われていると、内容を確認できる場合がある。ドラッグで選択後、文字の色を黒に変える
[画像のクリックで拡大表示]

見せたくない部分を隠した状態で印刷できる
見せたくない部分を隠した状態で印刷できる
[画像のクリックで拡大表示]

黒く塗りつぶした文書をPDF化する場合は注意が必要。テキストコピーや折り返し機能で内容を確認できてしまう
黒く塗りつぶした文書をPDF化する場合は注意が必要。テキストコピーや折り返し機能で内容を確認できてしまう
[画像のクリックで拡大表示]