A4一枚文書をPDFで

 2010年10月から毎日更新してきた本連載も、いよいよ最終回を迎えた。おかげさまで読者の皆さんからご好評をいただき、なんと書籍化が決定した。書名は、『「A4一枚」できる人のビジネス文書テクニック』。本連載の内容がすべて含まれているのはもちろん、書籍限定の特別コンテンツも用意している。発売日は2011年3月21日。ぜひ、ご一読いただきたい。

 さて、最終回で取り上げるのはPDF(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)である。PDFは、米アドビシステムズが開発したデジタル文書規格で、いまやISO(国際標準化機構)の世界標準規格にも指定されている。無償の「Adobe Reader」などがあれば誰でも開けるので、ネット上にもPDF形式の文書が多数アップされている。

 一方、Wordはパソコンの世界では標準的なアプリケーションだ。ただ、それでもやはり、すべてのパソコンがWordを搭載しているわけではない。したがって、Wordで作成した文書を広く配布する場合、PDFを用いた方がより多くの人の目に留まりやすい。

 Wordで作ったA4一枚文書をPDF形式で出力するのは極めて簡単だ。文書を開いたら、「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選ぶ。ダイアログが開いたら、ファイル名を設定して、「ファイルの種類」をクリックする(図1)。

図1 「ファイルの種類」を選ぶと、保存するファイル形式を指定できる。ここではもちろん「PDF」を選ぶ
図1 「ファイルの種類」を選ぶと、保存するファイル形式を指定できる。ここではもちろん「PDF」を選ぶ
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 ここは保存するファイル形式を指定するものだ。この中から「PDF」を選ぶ。そして、「保存」ボタンを押すと、A4一枚文書がPDF形式の文書として新規保存される。

 Adobe Readerなどがインストールされていれば、PDFファイルが自動的に開いて、内容を確認できる。