ここまで、スキャンした文書を透明テキスト付きのPDFにする方法を見てきた。最後に、このようにしてデジタル化したPDF文書の管理方法を解説しよう。
検索や文字入力も簡単
PDF内の文字を対象に検索するには、Windows VistaやWindows 7では、「デスクトップ検索」がそのまま使える。
デスクトップ検索は、文書内の文字を解析して、高速に検索するための「インデックス」(索引)を、パソコンの空き時間に作成する。インデックスを利用した検索は、通常の検索よりもかなり高速だ。「Adobe Reader」をインストールすれば、PDFファイルもデスクトップ検索の対象になる(*)。
検索方法はいくつもあるが、例えば、スタートメニューの検索ボックスにキーワードを入力する。これだけで、すぐに目的のPDFを探すことができる(図29)。
申請書などをPDFにした場合、名前や日付などをキーボードで入力し、印刷して提出するといった運用も可能だ。