PDF形式の文書にパソコン上で直接文字を書き込めると、仕事の進め方が劇的に変わる。
例えば、仕事先などからPDF形式で送られてきた文書に返事をしたい場合（図1、図2）。これまでは、一度紙に印刷して、ペンで修正指示のメモを書き込み、ファクスで送信するという原始的な方法しかなかった。しかし、パソコン上で直接書き込めれば、メールに添付して仕事先に送ることができる。これなら、「速い」「正確」「ファクス要らず」「相手もわかりやすい」といいことずくめだ。
図1 PDFを「見るだけ」「印刷するだけ」にしか使っていない人も多いだろう。しかし、作成、加工、編集ができるようになると使い道は大きく広がる。今ではこれらの多くをフリーソフトでこなせる。高度なワザも1万円程度のソフトで対応できる
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メモやコメントの追加だけではない。最近では、市役所の申請書など公的機関の書類がPDF形式になっているため、この書類の入力欄にパソコン上で直接書き込みたいというニーズも広がっている。書き込みソフトを使えば、きれいに清書できるので書き損じを気にしなくていい。記入済みの発注書など保存しておけば、次の発注日に日付や数量を変えるだけで書類が完成するから、便利なことこの上ない。
あるいは、苦労して作成した報告書の提出直前に、致命的な誤字を見つけたシーン。手元に元文書のWordファイルがなければ、打つ手なしに思える。しかし、PDFを直接修正できるソフトさえあれば、ワープロ感覚で誤字を修正できる。文字だけでなく、写真を差し替えることもできる。
図2 Word、Excel文書からPDFを作るのはフリーソフトでOK。さらにPDFの結合、ページ削除、抽出といった操作も対応できる。一方、PDFからWord、Excel形式に逆変換するには、市販ソフトを活用した方がよい
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