データを入力した顧客名簿や支出明細表などの一覧表は、さまざまな用途に活用できる。よくあるのが、「東京都に住む顧客を抽出したい」「営業部の伝票データだけ見たい」といったように、ある条件に合致したデータを検索・抽出したいというニーズだ(図1)。
Excelは、これらを簡単に実現できる「オートフィルタ」機能を持つ。このパートでは、オートフィルタを中心に、検索・抽出の便利ワザを見ていこう。
オートフィルタで簡単抽出、ドラグだけですぐできる
ここでは顧客名簿を例に、説明していく。事前準備として、顧客名簿にオートフィルタを適用しよう(図2)。すると、先頭にある項目名の右側に、「▼」ボタンが表示される。ここで、抽出の条件を指定する。
[注1]Excel 2007での操作は、6ページ参照