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快適印刷 虎の巻

Excel住所録を文書やハガキの宛名に --- 差し込み印刷編

Excel住所録を文書やハガキの宛名に --- 差し込み印刷編

井上 香緒里=フリーライター 2008/12/09 日経PC21
出典:日経PC21 2008年8月号
(記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります)
目次一覧

 Wordで作った案内状を大量に印刷する際、悩みの種となるのは「宛名」。相手先の会社名と担当者名の部分を1件ずつ入力し直して印刷するのは大変だ(図1)。もし封書で送るなら、住所入りの「宛名ラベル」なども必要になる。

図1 案内状のように、同じ内容で宛先だけを変えたいときに、そのつど宛先を入力するのは面倒だ。Wordの「差し込み印刷」機能を使うと、宛先にExcelのデータを直接印刷できる[注]
[画像のクリックで拡大表示]

 しかし、Excelの宛先リストがあれば、心配は無用。Wordの「差し込み印刷」機能を使うと、Excelの宛先データを文書に1件ずつ書き込んだり、宛名ラベルをまとめて作成するといった作業が、すべて自動化できるのだ。

 [注]差し込み印刷に利用するExcelのデータは、シートの1行目に「氏名」「会社名」などの「項目名」を入力し、2行目以降に実際のデータを入力しておく

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