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美人研究員は見た!ビジネスメール事件簿

メールのリサイクルはトラブルのもと?

平野 友朗、直井 章子=アイ・コミュニケーション 2014/12/01 PC Online

直井研究員(以下:直井):所長!いいことを思いつきました!

平野所長(以下:平野):なになに?

直井:メールを書くスピードをアップする方法です。一度、送ったメールを転送する形で、再利用してみてはいかがでしょう?

平野:再利用?

直井:はい。たとえば、私が所長にメールを送るとします。内容は「講演資料について、打ち合わせがしたいので、お時間をいただけますでしょうか。12月8日(月曜日)の13時から30分ほど、ご都合はいかがでしょう」という相談だとします。新規に作成して送ると、そのメールは、送信済みメールフォルダに残っています。

平野:そうだね。

直井:そして、別の方……たとえば山田さんに、打ち合わせの提案や日程の調整を相談する際、以前、所長に送った、そのメールを探し出して転送ボタンを押し、宛先に山田さんを指定して、本文を手直しするんです。すると、新規に作成するよりは、効率がよいです!

平野:うむ。

直井:もちろん、メールを、そのまま転送することはできません。件名を書き換えます。宛名も書き換えます。本文は日時なども修正します。必要に応じて文章を直す必要があります。

 ただ、転送元のメールは、一度は完成したメールなので、メールのテーマに合った文章が構成されています。そこにあてはめる形で、今回の内容にあった情報を書けばいいので、そういう意味では、いちからメールを作成するよりは楽だと思うんです。転送メールや送信済みアイテムをリサイクルするんです。なんていいアイデアでしょう。メールの処理もエコの時代に突入ですね~。

平野:それはどうかな。

直井:え。

平野:それは、一見エコのようだけど、実は効率が悪いんだよ。

直井:ガーン。

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