テキストファイル1つでToDo管理を行う方法を前回第159回「ベーシックで最強ToDo管理法、『自分にメールする』ツール」で紹介しました。今回はデスクトップに配置したファイルでToDoを管理するツールを紹介します。デスクトップがすなわちToDoボードになるので、PCを起動、あるいは作業を終えてソフトを終了するタイミングでToDoを確認できるというメリットがあります。さらにそれを応用し、メールを介してPCと携帯電話でこれらのToDoを“同期”させ管理するツールも作ります。

デスクトップアイコンを利用したToDo管理

 「デスクトップがすなわちToDoボードになる」という意味は、PCのデスクトップをToDo管理用の“ジョブボード”として使うというものです。これは、以前、プロジェクト管理の本を執筆したときに調べていて見つけた管理方法です。とても単純ですぐに実践できるため、今はすっかり自分で使うようになっています。

 やり方は簡単。新たにToDoが発生したら、PCのデスクトップ上にダミーのテキストファイルを作り、そのToDoの件名をファイル名にします。ToDoが片付いたら、そのファイルをごみ箱に捨てるだけです。

 例えば、「鉛筆を買う」というToDoが発生したら、デスクトップに「ToDo-鉛筆を買う.txt」というファイルを作ります。そして、鉛筆を買ったら、ごみ箱にそのファイルを捨ててToDoを完了とします。

デスクトップでToDo管理している画面。ToDoの件名をそのままファイル名にします
デスクトップでToDo管理している画面。ToDoの件名をそのままファイル名にします
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 コツはいくつかあります。まず、デスクトップの余分なアイコンを整理した上で、デスクトップを右クリックして「アイコンの自動整列」のチェックを外します。こうすれば、優先度の高いToDoを上の方に置いたり、似た種類のToDo同士を近いところに配置したりするなど工夫して、優先度の管理やグルーピングができます。加えて、タスクに関連するファイルがいくつかあるなら、フォルダー名自体をToDoにして、フォルダーの中に関連するファイルを保存しておくことができます。

 このように、デスクトップを使ったToDo管理は、視認性が高いので効果的です。PCを使う人なら誰にでも簡単に実践できるのも優れている点でしょう。

 一方、PCのデスクトップ上でToDo管理することの問題は、携帯電話などのモバイル端末と同期できないことです(前回のツールも同様です)。そこで、メールを利用して、デスクトップ上のToDoをモバイル端末と“同期”するツールを作ってみます(3ページ目のツール2参照)。