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ネットワーク時代のIT常識

電子メールの常識・非常識(2)

読みやすいメールの作成法

曽根 武仁(百年堂)=ライター 2007/10/17 日経パソコン
出典:日経パソコン 2007年1月22日号
(記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります)
目次一覧

 電子メールにもマナーはある。ただし、手紙のマナーとは大きく異なっている。例えば、メールでは通常、時候のあいさつなどは省かれることが多いが、それを失礼と受け取る人は少ないだろう。

 電話と違い、メールは互いの時間を合わせる必要がない。真夜中であろうと遠慮なく送信できるし、受け取った方も自分の都合のよいときに読めばよい。複数の相手に同じ文面のメールを送るのも簡単だ。返信時は相手の文面を簡単に引用できるので、誤解が起こりにくい。送受信した過去のメールは、本文に含まれるキーワードなどで検索すれば、一瞬にして探し出せる。

 こうしたメールの特徴を一言で表すなら「効率」だ。電子メールを多用する人ほど、ビジネスの生産性を高めることに熱心といえる。従って、本当に相手を尊重するならば、かしこまったメールではなく、相手が短時間で正確に内容を理解することができるよう、分かりやすさに注力すべきだ。

分かりやすく、簡潔に

 実は、メールには決まった書式があるわけではない。しかし、国内で送受信されるメールを見る限り、ある程度の作法は確立されつつあるように思われる(図1)。

図1 情報を効率よくやり取りできるのがメールの良さ。お礼やお祝い、異動のあいさつなどは別だが、基本的には簡潔さを信条としたい。特に用件が複数あるときには、個条書きにしておくと、相手も「1番の件については」などと答えられるので、行き違いも少なくなる。また、メールソフトは行間が狭い場合が多く字が詰まって見えるので、段落の間に1~2行の空白行を入れると読みやすくなる

[まず、文頭には相手の名前を:次のページへ]

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