抽出、並べ替え、集計を駆使して分析する（Excel第24回）

エクセル

テクニカルライター

2006.12.07

　Excel 2007では、抽出や並べ替えといった機能も便利になっている。今回は便利になったオートフィルタや並べ替えを使って、売上データを分析してみよう。なお、前回に引き続き、テーブルに変換した表を使う。

リアルタイムの「日時」でフィルタできる

　前回、テーブルに変換した売上データを開き、分析してみよう。テーブルに変換すると、表の先頭行に矢印が自動で表示される。これは、従来のバージョンでもおなじみの「オートフィルタ」だ。

　Excel 2007では、このオートフィルタが進化して、手早く、またきめ細かく抽出できるようになっている。たとえば「今四半期」のデータだけを見たいとしよう。今までは、まず「オートフィルタオプション」画面を開き、「現在の四半期」に相当する日付を頭の中で割り出してから「『2006/10/1』以上『2006/12/31』以下」のように条件を指定する必要があった。

　これが、Excel 2007では、「日付フィルタ」→「今四半期」を選ぶだけでよくなった。これでパソコン内蔵の日付を元に、フィルタを実行する時点の日付でデータを抽出してくれる（図1）。

図1　オートフィルタの条件設定が楽になった。日付データの列では、「日付フィルタ」のサブメニューに現時点の日付を元に指定できるオプションが用意されている

データ追加後にフィルタを再実行

　ところが、今四半期のデータを抽出した後に、入力し忘れていたデータがあることに気付いた。そこであわててデータを追加したとする。こんな場合にフィルタを再実行するには、今までなら、抽出中の列の▼をクリックし、もう一度抽出しなおす必要があった。
　Excel 2007では、こんなときのために「再適用」というボタンが追加されている。データの追加後にこれをクリックするだけで、現在の設定のままフィルタを再実行してくれる便利なボタンだ（図2、図3）。

図2　オートフィルタで抽出後、110行目に行を挿入し、データを追加した。フィルタを再実行するには、「データ」タブの「再適用」ボタンをクリックする

図3　フィルタが再適用された。図3で110行目に追加した「9月25日」の販売データは、「今四半期」には入らないため、非表示になっている

4項目以上で表を並べ替える

　今度は、取引先や商品による傾向を調べるため、2006年の販売データを並べ替えてみよう。「データ」タブの「並べ替え」をクリックすると、おなじみの「並べ替え」画面が開く。基本的な設定方法は従来と同じになるが、Excel 2007では、64項目までのレベルを指定して一度に並べ替えられるようになった（図4）。

　今までは、3項目までしか一度に並べ替えられなかったため、これは嬉しい。また、レベルを選択して上下の矢印ボタンを押せば、並べ替えを実行する優先順位を入れ替えられる（図5）。