Outlook Expressでは、受信したメールへの返信メールの作成画面では、本文の入力欄に、元のメール本文が引用された形で挿入されて開く。引用されているとどんな内容のメールへの返信なのかわかりやすくて良いが、だらだらと引用部分が長くなる場合は、必要箇所のみを残してほかは消したほうが読みやすいメールになる場合もある。

　たとえば大勢が参加するメーリングリストなどでは、すべての人がパソコンでメールの送受信をしているとは限らない。なかには携帯電話のメールアドレスで参加している人もいるかもしれない。携帯電話のメールは、基本的には送受信するデータ量によって課金される。長いメールになればなるほど金額がかさむ。さらに、機種によっては受信できる文字数に制限があって全文が読めない場合もある。全文を引用する必要がない場合は、必要な部分だけを残すようにしたい。

図1　返信のメール作成画面では、返信元の本文が引用された形で挿入される。必要なければ削除したり、使う箇所だけ残して後は消したりと、引用にも気を配りたい