一度作った文書を使い回せるのがワープロの利点。書類送付状やFax送信票のようにフォームが決まっていて、複数の人間が繰り返し使う文書は、テンプレートとして保存しておくと便利だ。テンプレートとは、定型部分だけを保存した文書のひな形のこと。日付や宛名など、変更箇所だけを入力して利用することができる。新規文書として画面に表示されるので、うっかり元の文書を消してしまう心配もない。ぜひ利用しよう。

　まず、文書の定型部分を作成する。次に「ファイル」→「名前を付けて保存」を実行し、「保存」ダイアログボックスでファイル名を入力する。「ファイルの種類」には「文書テンプレート」を選択しよう。これで「保存」ボタンをクリックすれば、文書はテンプレートとして「Template」フォルダに保存される。

図1　「保存」ダイアログボックスで「ファイルの種類」に「文書テンプレート」を選択する。「保存先」は自動的に「Template」に変更される。

　テンプレートを使うときは「ファイル」→「新規作成」を実行し、「新規作成」ダイアログボックスで、テンプレートを選択すればよい。テンプレートは新しい文書として表示されるため、後は必要事項を書き込んで、文書名を付けて保存するだけだ。

図2　テンプレートを利用するときは「新規作成」ダイアログボックスで、テンプレートを選択する

図3　テンプレートが新しい文書として表示された。日付や宛名を入力すれば、あっという間に文書が出来上がる。

なお、テンプレートを開いたときに、現在の日付を自動入力することもできる。