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Word即効テクニック

文章を添削する(2)~修正前後の文章を比較する

■対応バージョン: Word98(Windows/Mac)、Word2000、Word 2001

伊佐恵子=テクニカルライター 2006/03/31 日経パソコン

 自分の書いた文章を他の人に直してもらうときは、添削用の文書ファイルを渡して、それに直接修正を加えてもらう手もある。ファイルが戻ってきたら、元の文書と比較して、直された箇所を確認しよう。

 修正前と修正後の文章を比較するときは、まず修正後の文書を開き「ツール」→「変更履歴の作成」→「文書の比較」を実行する。ダイアログボックスが表示されたら、修正前の文書を選択して「開く」ボタンをクリックする。これで、元の文書から削除された文字や、新しく追加された文字が表示される。ちょうど、「文章を添削する(1)~修正を記録する」で修正内容を記録したのと同じ結果が得られるわけだ。校閲者に記録の負担をかけたくないときや、うっかり記録を忘れたときなどに利用しよう。

図1 元の文書「釣入門」を添削用の文書ファイル「釣入門添削用」として保存し、校閲者に文章を書き直してもらう

図2 添削してもらった文書ファイル「釣入門添削用」を開き、「ツール」→「変更履歴の作成」→「文書の比較」を実行する

図3 修正前の文書「釣入門」を選択して「開く」ボタンをクリックする

図4 元の文章と異なる部分が表示される。追加された文字には下線が、削除された文字には取り消し線が付く。また変更箇所がある行の左(または右)には縦線が表示される

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