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ユニアデックス 市場開発部IPテレフォニー事業室 第二グループマネージャー 高橋 義直

　電話をかけても相手が出なくて困ったことはありませんか。重要な用件で電話をしたのに相手が出ない･･･。となると、ボイス・メール（留守番電話機能）があれば便利だろうとなる。IP電話システムでは、ボイス・メール・システムが安価になるとともに、アプリケーションとの連携が容易になり、導入しやすくなった。

　しかし、単純にボイス・メールを導入しただけでは、うまくいかない。運用もきちんと検討したうえで導入しないと、重要なビジネス・チャンスを逃してしまうかもしれない。

電話をしても相手が出ない

　A社の社内でIP電話を導入した際に、試験的にボイス・メールの運用を始めた。ボイス・メールを導入後しばらくして、「いつ電話をかけても相手が出なくてボイス・メールのメッセージになってしまう」「ボイス・メールにメッセージを入れても返事がない」というクレームが多発した。

　なかには、「何度かけても電話に出ないので相手の席まで行ったら、席に座っていた」、つまり、電話が鳴っても受話器を取らない社員までいたそうである。電話に全く出ない社員は極端であるが、ときには電話に出なくてもボイス・メールにメッセージを残してもらえば事足りると考える社員が少なからずいた。このため、緊急の連絡がつかないなどの弊害が出始めた。

　また、ボイス・メールのメッセージを聞き流してしまうため、返事を忘れてしまうこともあった。

　従来、本人が電話に出ない場合、周囲の人がピックアップして相手の用件をメモで残すか本人へ伝言していた。ボイス・メールの導入によりこうした無駄な手間が省略され仕事の効率は向上した。しかし、肝心な電話でのコミュニケーションが阻害されているようであった（図1）。

図1　席にいてもボイス・メール任せで電話に出ない

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