「過去に大きな問題が発生しているにもかかわらず，米国企業の半数近くが電子メールや電子ドキュメントについてのポリシーがない」。米Cohasset Associatesは，企業の電子情報記録に関する調査結果を米国時間3月4日，発表した。

　この調査は，記録情報管理の関連団体ARMA Internationalと画像情報管理の事業者団体AIIM Internationalの委託により，Cohasset Associates社が2200人の記録担当マネージャを対象に実施したもの。それによると，回答者の47％は「自社の文書保管および廃棄スケジュールに電子記録は含まれていない」と述べ，「電子メールの保管に関する正式なポリシーは存在しない」という企業は59％にのぼった。

　企業の46％は「係争中の訴訟または法的調査への対応が必要となった場合，関連記録の保管システムがない」としており，法規関連の文書が破棄されている可能性を示唆している。

　ARMA Internationalエグゼクティブ・ディレクタ兼CEOのPeter R. Hermann氏は「企業の大半が電子ドキュメントを作成し，電子的にやりとりしているにもかかわらず，電子記録に関して真剣に考えていないのは驚くべきことだ」と語る。「媒体が紙であろうと電子であろうと，必要なときに検索でき，一定期間経過後は廃棄するような管理を行なう必要がある」（同氏）

　調査結果では，企業の71％が「紙媒体の記録は記録担当マネージャが管理し，電子記録はIT部門が管理する」ことが明らかとなった。ただし，回答者の67％は「IT部門はパソコンを専門としているものの，記録管理の基本原則である『ライフサイクル管理』を理解していない」と指摘している。

　「電子メールや電子ドキュメントは，データではなく，通常の記録として取り扱う必要がある」（AIIM International会長兼CEOのJohn F. Mancini氏）

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