ASPを徹底活用する中小企業に学ぶIT化の「新常識」

大山繁樹

2002.01.29

　ソフトやサーバーの機能だけをインターネットで提供するアプリケーション・サービス・プロバイダー（ASP）のサービスが国内に登場して約2年たった。筆者が2年前に取材したとき「これは特に中小企業のIT化に大きな影響を与える画期的サービスになる」と感じた。

　1年前に取材したときは状況が一変しており，ユーザー企業も少なく撤退するASPもあった。しかし今回，改めて取材するとASPの数もユーザー企業も増えており，着実に伸びている印象を受けた。その背景には中小企業におけるインターネットの普及率，ADSLなど常時接続サービスの登場などもあるが，ユーザ企業に対する地道なフォロー活動の成果も大きい。

　「ASPサービスは価格が安いからあまり手間をかけられない」というベンダーの姿勢も分かるが，たとえ無料でもきめ細かくサポートする点が中小企業に信頼感を与えており，ASPサービスの活用にも結び付いている（1月29日発売の日経IT21でASPサービスの特集記事を掲載）。

ASP導入を成功させた企業に見る「割り切り」

　もちろん，そうは言ってもASPサービスに不安があることも事実。「今までより安く早くIT化できる点は理解できる。しかしシステムやデータを外部の企業に預けて本当に大丈夫か」――。中小企業の多くは，こんな不安を抱いているに違いない。システムがダウンしたら，セキュリティが弱かったら，データが漏えいしたら，など悩みは尽きない。

　これらを解決するには「いかに最適で安心できるASPサービスを選択するか」に尽きる。だがASPサービスは新しいビジネスだけに未知数の部分もある。不安を追求すれば100パーセント安全だとは言い切れないだろう。そうなると「何かあったらどうするか。やっぱり多少カネをかけても自社構築がいいのでは」という意識に傾く。

　ところがASPサービスのユーザー企業を取材すると，通常のIT化に対する考えとは大きく異なることが分った。月額支払いや短期契約などASPサービスは通常のIT化とは異なるアプローチを取る。このため，そこには新しいスタイルに向けた意識改革，いわば「割り切り」がある。

　例えばASPサービスを導入する際にセキュリティ対策について，いくら追求しても明確な結論は出ない。それよりも，安く早くできるというメリットを生かせる分野でASPサービスを導入すればよい。

　実際，グループウエアのASPサービスを利用中のある会社の経営者は「そんなにセキュリティを心配してもきりが無いし，ウチが独自にやるよりはASPサービスの方がはるかに安全性は高い。漏えいが心配なら，漏えいしても構わない分野に適用すればよい」と割り切った。その結果，グループウエアを数日で導入でき，営業体制の効率化につながった。もちろんデータ漏えいは今まで発生していない。

「失敗してもかまわないからとにかく始めよう」がASPの特性を生かすコツ

　こうした割り切りを追求すると，ASPサービスの時代に向けた「新常識」が見えてくる。最大のポイントは「失敗してもかまわないから，とにかく始めてみる」という点に尽きる。

　通常のIT化では構築に失敗するとなかなか後戻りできないため，どうしても態度が慎重になる。このためシステムを稼働させることがゴールになりがちだ。しかしASPサービスにとってシステムの稼働はゴールではなく，むしろスタートライン。しかも，いつでも契約を解除できるから，たとえ失敗してもすぐにやめられ，被害も少なくて済む。

　特に多くのASPサービスには，申し込んでも最初の30日～60日間は「お試し期間」があり無料で使える。そのほか料金体系で利用頻度が少ないと無料になったり，販促キャンペーン期間だけ無料もしくは低価格にしている場合も多い。とにかく使って徹底的に試せる点がASPサービスの魅力の一つである。

　舞台やコンサート，テレビ番組などで使う「衣装」を企画・製作するアンルセット（東京都港区）も，そんな会社の例である。社員のスケジュール管理のためアスクルのグループウエアのASPサービス「オフィス便利帳」を利用している。利用頻度が少ないと無料なのでアンルセットはすぐに飛び付いた。社員のスケジュール管理を一刻も早く効率化したかったからだ。

　無料期間を徹底的に利用し，アスペックスが提供する人材派遣向け勤怠管理のASPサービス「Digisheet」を選択したのが人材派遣会社のKDDIテレサーブだ。それも各社のASPサービスを一つずつデモ程度で順番に試してみる，のではなく複数のASPサービスを実際の業務の中で一定期間だけ同時並行で使った。しかも各ASPサービスには同じデータを入力し，同じ条件で使い勝手を比較したという。

　二重入力の手間は発生するが，機能やレスポンスなど各ASPサービスの差は明確になり，現場から生々しい意見も上がるなど，デモだけでは分からない実態が見えてくる。実際のシステムを簡単に比較できるのもASPサービスならではのメリットだ。

　最初から完璧なIT化を目指す大企業の情報システム部門となると，なかなか失敗は許されないだけに「とにかく始めてみる」という意識はあまり受け入れられないだろう。中小企業は「IT化の素人」だからこそ，ASPサービスを選択できたのかもしれない。だが，通常のIT化の常識を改めて見直してみれば，ASPサービスがもたらす新しい可能性にも気づくはずだ。