ドキュメントソリューションの企画・開発を行う日本デジタルオフィス株式会社(本社:大阪市、代表取締役:濵田潔)は、2017年10月1日よりドキュメントベースのコミュニケーションツール『do(ドゥ)!attach(アタッチ)』を日米同時に提供を開始しました。

『do!attach』は、ドキュメント上に貼り付けられたペンや写真、スタンプに関係者が意見を書き込むことができる「スタンプチャット」(特許出願中)を実装したマルチデバイス対応のコミュニケーションツールです。ファイルフォーマットに問わずページを抜粋して、写真や動画などを混在させたもの(以下、シナリオ)をクラウド上の仮想ホワイトボードに貼り付けて、スマートフォンやタブレット、PCなどマルチデバイスで「スタンプチャット」を使って参加者の都合に合わせたタイミングでピンポイントに議論ができます。

働き方改革が求められる中、当社では「コミュニケーションはドキュメント上で行われる」という概念に基づき、日常業務のコミュニケーション改善による生産性向上アプリとして『do!attach』を開発してきました。『do!attach』を使用することで、ドキュメント作成過程の会議などの議論・コラボレーション作業の無駄を大幅に改善することが可能となります。

■働きながら長期休暇が取れるか実証実験
当社では、『do!attach』を使用して働き方改革ができることを実証するために、製品企画マネージャーの久保木寛子(女性30歳)がヨーロッパへ1カ月の観光旅行をしながら業務指示の授受ができるかを、本年8月にテストしました。
日本企業では長期休暇の取得は大変難しいとされており、その理由は、社内の議論決定プロセスでの情報共有にあると考え、本実証実験を実施することにしたものです。

久保木は8月1日に関西国際空港を出発し、イタリア、ギリシャ、ポルトガル、フランス、スイス、ドイツ、ルクセンブルグなど、ヨーロッパ10カ国23都市を27日間で巡り、仕事のための時間はプランに入れずに休暇を主体としたスケジュールを組みました。
実証実験で持参したのはスマートフォンとタブレット、Wi-Fiルーター、ノートのみで、PCは持参せず、スマートフォンとタブレットでのメールと『do!attach』、スカイプだけのコミュニケーションに制限しました。

久保木は、パッケージシステムのお客様向け企画提案や、製品Webサイトの企画を担当するチームのマネージャー業務を行っています。お客様はもちろん、社内の技術部門、社外の協力会社など、いずれも日々打ち合わせが必要な仕事です。休暇中にお客様から提案書に対する問い合わせが入った際は、『do!attach』を使用して提案書上の「?」のスタンプにコメントを返信し、修正などをノートにメモしてホワイトボードに貼り付けて日本のオフィスにいるスタッフに指示を出す、また、協力会社からのWebサイトのデザインに関する相談は、『do!attach』のホワイトボードに貼り付けられたWebサイトのデザインに「NG」のスタンプを押して修正依頼を行い、最終的に同じホワイトボード上で上司が承認してデザインを完成させることができました。

従来のオフィスワークの現状は、部下・上司・社内関係先などの議論はそれぞれメールや連絡文書で行われ、会議でも担当者がとりまとめなどを行う必要があります。結果として、担当業務の状況は、関係者からはブラックボックス化して、担当者は日々関係者との打ち合わせに忙殺される状況となっています。当然の結果として、担当者は休暇を取得することは困難となります。

一方、『do!attach』を活用したコラボレーション作業では、関係者は都合に合わせてホワイトボード上のドキュメントへピンポイントにコメント(スタンプチャット)することで、検討プロセス全体を詳細に関係者が共有することができます。議論の進展により更新されるドキュメントも、ホワイトボードに追加していくことで経過も可視化され、コラボレーション作業が劇的に効率化されます。
また、スマートフォンやタブレットさえあればPCがなくても閲覧・メモの添付などが行われるため、休暇先での適切なアドバイスが可能となり、「遊びながら働くこと」が可能となります。

実証実験で判明した業務改善効果
◎『do!attach』により、各関係者のノウハウが共有化された
◎久保木が不在の間、オフィスにいる部下が著しい成長を遂げた
◎思考プロセスがアーカイブされた
◎時差の効果により、作業期間が短縮された

■無駄な作業・報告・議論がなくなり、80%の業務効率化
久保木の休暇31日間で30件のやりとりがありました。そして、これに対しての返答は52回行っています。1件当たり平均2回以内の返答で物事は解決し、この労働時間はのべ6時間でした。この作業内容に相当する通常業務は約30時間であり、社内での業務の80%に効率化できたことになります。
この結果は当初の想定を大きく超える効率化であり、PCを利用したコミュニケーションによる業務のブラックボックス化がもたらす生産性の低さが明らかになったものと考えます。

業務効率化となった主な要因
◎社内連絡用の資料を一切作成しなかった(ノートにメモしてホワイトボードに貼付)
◎経緯説明のための報告が不要だった
◎案件に対しての各参加者は、自分の都合に合わせてしっかり検討して議論ができた
◎ドキュメント上のスタンプというピンポイントな部分に議論がフォーカスできた
◎PC操作、加工などの作業がないため、稼働率が向上した

結果的に、久保木は自らの観光スケジュールを変更することなく、31日間の休暇中に4日分の仕事を6時間で処理することができ、「遊びながら働くということが可能」であることを実証しました。

『do!attach』は、当社がこれまで開発してきたトヨタ自動車や三井ホーム、清水建設などのショールームや建設現場のドキュメントソリューション技術をもとに開発されたものです。
高度なセキュリティ(実ファイルを一斉配布なし、暗号化など)技術により、セキュアに保護された『do!attach』は、営業のプレゼンテーションや工事現場などPCのない環境からのレポート業務の生産性向上に役立つことも実証実験により確認しました。

■週休3日制、最大1カ月間のワーキングホリデー制度の実施
今回の実証実験で得られた結果より、当社ではさらにアプリの改善を進め、全業務で『do!attach』を活用してコラボレーション作業の生産性向上を具現化します。
そして、2017年11月1日より週休3日制、及び1週間以上、最大1カ月間のワーキングホリデー制度を制定します。

日本デジタルオフィスは、シナリオを3つまで作成できる『do!attach』の無償版も提供し、日本はもちろん世界中のビジネス現場の生産性向上とともに働き方改革を実現し、社員のQOL(クオリティ・オブ・ライフ)を向上させることを目指してまいります。

【製品概要】
製品名:do!attach(ドゥ!アタッチ)
提供・販売開始日:SaaSサービス(無料利用可能)・有償版提供ともに2017年10月1日から提供開始
対応デバイス:Windows, iOS, Androidのアプリ、PCブラウザ(Chrome、Internet Explorer)
対応ファイルフォーマット:PDF、PowerPoint、Excel、Word、テキスト、画像(jpg,、png、gif),動画(mp4、wmv)
ラインアップ特徴と価格:価格はHPをご覧ください。
製品に関するお客様からのお問い合わせ先:06-6459-5572(担当:村尾)

【会社概要】
社名:日本デジタルオフィス株式会社
代表:代表取締役  濵田 潔
本社所在地:大阪府大阪市福島区玉川2-8-4 阪神玉川オフィスビル9階
電話:06-6459-5572
ホームページ:http://www.digital-office.co.jp/
設立:1997年1月17日
主な事業内容:
◆ドキュメントビューワエンジン研究・開発
◆大規模向けドキュメントソリューション受託開発サポート
◆タブレットドキュメントシステム受託開発
海外拠点:ハワイサポートセンター(2017年1月設立)

<報道関係者お問い合わせ先>
日本デジタルオフィス 広報事務局
TEL:03-5411-0066  FAX:03-3401-7788  E-mail:pr@real-ize.com
担当:若杉(わかすぎ)(携帯:070‐2194-4320)