つながらない!共有できない!会議以前の問題に四苦八苦していないか

 メディアでも様々な形で取り上げられているように、働き方改革が大きな注目を集めている。すでにITツールやクラウドサービスなどを導入し、業務改革に活用している企業も多いことだろう。

 とはいえ、こうした取り組みをよく見てみると、意外な盲点がある。それは社内での働き方――とりわけ「会議」に関わる問題が見過ごされがちな点だ。

 働き方改革というと、多くの人がスマートデバイスを利用したモバイル/在宅ワークなどを真っ先に連想するはずだ。もちろん、社外での仕事の進め方を変えていくことが、働き方改革の重要なポイントであることは間違いない。しかし、実際のビジネスシーンを考えれば、オフィスの中で業務を行う時間も決して無視できない比率になる。

 中でも会議は、その割合を大きく占める要素の一つだ。特に最近では、新たな価値創出を実現するために、いろいろな立場の社員が部門を越えてプロジェクトを組むようなケースが増えている。自由なアイデアを引き出すために、小規模なミーティングを繰り返し行うような場面もますます多くなってくるはずだ。つまりミーティングを含めれば、会議は増えることはあれ、減ることはないだろう。

 しかし、「会議の現実」はどうだろうか。会議以前の問題で、ムダな作業が多く発生していないだろうか。会議室のプロジェクターにPCを接続しようにも、製品によって出力規格やケーブルがバラバラでなかなか画面を表示できなかったり、プレゼンの重たいファイルを上手く共有できず、四苦八苦したりしていないだろうか。こうした状況では、会議の「質」や「効率」を高め、働き方改革を成功に導くことは難しい。

 しかし実は、先進的な会議環境をパソコン1台用意するだけで実現できる方法がある。すでに「会議の準備時間を1/4に短縮」するなどの成果をあげているケースもあるという。

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