どんな企業にも存在する「会議室あるある」のムダ

 多くの企業、団体で不足しているリソースの1つに「会議室」「会議スペース」がある。絶対的に会議室の数が足りずに争奪戦の様相を呈しているケース、予約システムを導入したのはいいが予約だけして実際には使われていないケースなど、「会議室あるある」ができそうなほど課題は山積している。さらにディスプレイやプロジェクター、テレカンファレンスなどのICT系の設備も増え、会議室が多いと電源の管理だけでも人手がかかったりする。

 究極の会議室運用管理の姿としては、会議室の予約管理からリアルタイムの利用状況の把握、そしてICT設備の状態管理までを、一括してリモート管理できるソリューションが手軽に構築できるとありがたい。話題のIoT(モノのインターネット)などを活用することによって、予約された会議室がどのように使われているのかを管理、分析して効率化を図ったり、照明やICT設備の電源管理をリモートから一括して行えるようにしたりする世界だ。しかし、会議の効率化は働き方改革の1つの視点ではありながらも、利益に直結するとは言い難いこともあり大きな投資は望めない。

 そうした現状からの脱却を目指すとき、地道な会議室の運用管理の改革に役立つ可能性があるソリューションとして、コラボレーションソリューションに着目したい。ケーブルレスでパソコンの画面をディスプレイに表示できるもので、わずらわしいケーブルの引き回しや、発表者が変わるごとにケーブルをつなぎ替えたり席替えをするような段取り替えの手間を省くことができる。PC運用管理アウトソーシングサービス「Wave PC Mate」などを提供するNTTデータ ウェーブは、コラボレーションソリューションを導入して会議の改革を進めると同時に、会議室の運用管理のインフラとしての活用にも目を向けている。

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