地道な「会議」の効率化が働き方改革につながる

 国を挙げての大きな動きとなっている働き方改革。業務の効率化は、労働時間短縮を通じた働き方改革を実現する1つの柱となる。そうした中で、どのような企業・団体でも直面するのが会議の効率化だ。会議そのもののスムーズな進行はもちろん、資料の用意から会議室の確保、議事録の作成といった付随する業務まで考え合わせると、効率化のポイントは少なからずありそうだ。

 例えば、資料作成。会議前に参加人数分の資料を印刷して出席者に配布する作業も、資料作成者と参加者の人数が多ければ全体ではかなりの工数になる。議事録作成も、会議が終わってから書記が議事録をまとめ、参加者に修正を求めたり了承の確認を取ったりしてから正式な議事録として配布するとなると、手間も時間もかかる。会議の最中も、発表者が変わるたびにディスプレイやプロジェクターのケーブルを引き回して、それぞれのパソコンに接続する段取り替えのロスタイムは馬鹿にならない。

 大上段に構えて「残業時間を削減しましょう」と号令をかけても、実際の業務が効率化できていなければ従業員には負担がかかるだけに終わりがち。企業や団体の多くの人がかかわる「会議」を効率化して業務にかかる時間を短縮できれば、地道ながらも働き方を着実に改革できる。

 働き方改革の1つのステップとして、会議の改革を始めたのがNTTデータ ウェーブ だ。NTTデータグループのITソリューションベンダーで、PC運用管理のアウトソーシングサービス「Wave PC Mate」などを提供する。 NTTデータ ウェーブでは、社員用のパソコンのリニューアルを機に、会議室にコラボレーションソリューションを採用し、会議にまつわる「ムダ」の排除と効率化を狙う。同社の会議改革の具体的な方策を見ていこう。

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