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身近なITツールに潜む“落とし穴”とは

なぜオープンハウスはOffice 365をやめて G Suite Business を選んだのか

2017/01/25

ソフトバンク

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身近な業務ツールの選択がビジネスの成果を左右する

 業務を支えるITツールをどう整備するか――。ビジネスのデジタル化が加速し、外出先も含めた柔軟な働き方へのニーズが高まる今、これは多くの企業に共通した課題だといえるだろう。

 中でもメールやグループウエアは身近なツールだけに、現場のニーズに対応した環境を整えればメリットも大きい。例えば、外出先でも会議に参加したり、資料を作成・共有できれば、業務は大きく効率化する。会議に参加できなかったばかりに、大切な情報の共有が遅れてしまう――。期日までに資料を出せなかったために、チームの仕事をストップさせてしまう――。こうした課題を解決できることに加え、意思決定も速くなり、ビジネスのスピードアップにもつながる。

 ただし、その選定の際には注意すべき点もある。それは「自社の業務要件にマッチしているかどうか」だ。そこを慎重に判断しないと、せっかくのツールがビジネスの“足かせ”になってしまうことにもなりかねない。

 大容量のデータをやりとりする必要があるのに、メールボックスの容量制限が小さいと満足に情報交換もできない。管理を重視するあまり「あれもダメ、これもダメ」では現場は思うように仕事が進まない。

 そうした中、最適なツールを選択することで成功を収めた企業がある。急成長を続ける不動産会社のオープンハウスだ。同社では、従来のメールシステムとグループウエアをグーグルのクラウド型グループウエア「G Suite Business」に刷新し、業務基盤の強化を図った。

 成長著しいオープンハウスは、なぜ G Suite Business を選択したのか。どのような効果を上げているのか。去る2016年12月14日に開催されたセミナーのセッションの内容を基に、 G Suite Business 選定の理由と効果、円滑な移行作業のポイントなどを考察したい。

メールの配信ロスト、PC動作の遅滞など様々な課題...

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