ノークリサーチは2016年10月28日、調査レポート「2016年版 中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」の「文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービス」カテゴリのサンプルおよびダイジェストとして、中堅・中小企業における文書管理システムやオンラインストレージサービスの利用実態とユーザ評価に関する分析結果を発表した。
ポイントは3つある。（1）オンラインストレージサービスと、以前から存在する自社内設置型の製品が併存している。（2）ノートPCやスマートデバイスを使って社外から利用する割合は、運用形態と深く関連している。（3）「ファイル持ち出し管理」や「認証連携」のニーズは、社外利用の有無によって傾向が異なっている。
最も主要な文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービスの運用形態を尋ねた。前回の調査（2015年）と今回の調査（2016年）で比較したところ、オンラインストレージサービスに相当する「ASP/SaaS利用」の割合は、7.9％から35.9％へ大幅に増加した。オンライストレージサービスの普及が急速に進んでいる状況が確認できる。
業務システムの一分野としての「文書管理システム」は、以前から存在する自社内設置型の製品と、新たに登場したオンラインストレージサービスの2つの市場が併存する状況となっている。このため、様々な観点において両者の違いを常に意識することが重要となってくる。
最も主要なファイル管理・文書管理・オンラインストレージサービスの端末環境を尋ねたところ、自社内設置型と比較して、ASP/SaaS利用（オンラインストレージサービス）の場合、ノートPCやスマートデバイスによる社外からの利用が多いことが確認できる。
今後のニーズを調査したところ、「社外からの利用」（オンラインストレージサービスで多い利用形態）では、固有のニーズが幾つか存在する。「特定のフォルダやファイルを社外に公開できる」や「ActiveDirectoryやLDAPと権限管理を連携できる」については、社内からの利用よりも「社外からの利用」の方が今後のニーズとして回答した割合が高くなっている。
「文書管理システム」を開発/販売するベンダや販社/SIerとしては、こうしたニーズの違いに留意しながら、今後の製品/サービスの方向性や機能強化の方針を判断することが重要となる。
