5分でわかる!ビジネスメール

あなたはどのくらいかかる?メールの作成平均時間は6分

2017/08/02 平野 友朗 直井 章子=日本ビジネスメール協会

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「ビジネスメール実態調査2017」の結果をもとに、メール処理のスピードが仕事に与える影響について話し合う、平野所長と直井研究員。調査結果について、読者からさまざまな質問が届いたようです。

直井研究員(以下、直井):前回、返信が遅いと思われないための一つの目安として、「1日(24時間)以内」の返信が目指すライン、「2日(48時間)以内」の返信がボーダーラインという結果が出たという話をしました。そうしたら、いろんな質問が届きました。

平野所長(以下、平野):どんな内容だい?

直井:金曜日に受け取ったメールは、土曜日や日曜日に返信したほうがいいの?平日、勤務の場合、土曜日や日曜日は休みだけど、休みの日でも返信すべき?メールを受け取った翌日が祝日の場合はどうしたらいいの?という内容です。これについては、どのように考えたらいいでしょうか?

平野:平日勤務の場合、金曜日の午前中に受け取ったメールは当日の退社時刻までに返信できるかもしれないが、金曜日の夕方に受け取ったメールの返信をするタイミングは迷う人がいそうだね。

業務時間で「24時間以内」、「48時間以内」を基準に返信

直井:はい。

平野:退社直前にメールが届いたら、当日のうちに残業してでも返信すべきか、翌日、出社してでも返信したほうがいいのか。翌週の月曜日に出社して返信したら、二日以上、間が空いてしまうけれど問題はないのか。このように迷う人もいるだろう。結論を言えば、メールの返信は業務時間内に行えばいい。メールを受け取ってから業務時間で「1日(24時間)以内」、「2日(48時間)以内」を基準に考える。

直井:となると、例えば、業務時間が18時までの場合、金曜日の17時にメールが届いた、すぐに返信はできない。そんなときは、翌週の月曜日に返信しても「遅い」ということにはならないということでしょうか?

平野:そういうことだね。送信者が残業していたり、土日も仕事をしていたりすれば、返信がこなくて「遅い」と感じるかもしれないけれど、それは自分の働き方であって、相手に業務時間外の対応を求めてはいけない。返信を待ちたくないなら、相手の業務時間内に返信がもらえるように送信時間を考慮すべきだ。金曜日のうちに返信がほしいなら、木曜日にメールを送っておくとかね。

直井:金曜日の夕方に送るときは、翌週の月曜日以降に返信がくる可能性も考慮しておく必要があるわけですね。

平野:そうだよ。金曜日にメールを送り「明日までに返事をください」などと依頼してはいけない。

直井:相手が土日休みの場合、休みの日となる土曜日に返信させることになるからですね。

平野:自分が土日も働いていたとしても、相手は土日が休みかもしれない。そのことを考えておかないと、強引な依頼、失礼なメールの送り方と受け取られる可能性がある。逆に、相手が土日も仕事をしていて、平日休みのケースもある。自分の常識を押し付けないことが大切だ。

直井:期限の切り方にも配慮が必要ですね。

平野:金曜日に限らず平日でも、例えば、水曜日の退社直前の18時にメールが来て「明日の12時までに返信をください」と書いてあったとしよう。翌日は朝から外出していてメールを返信できない。となると、残業して水曜日のうちに返信しなければならなくなる。送り手は翌日の12時までと余裕を持たせたつもりでも、受け手にとっては余裕のない、急な依頼となる。メールを送った翌日を期限とするときは、社外など外部に送るときは電話をかけて一言フォローをするなどしたほうが丁寧だね。社内など内部であれば口頭でフォローしてもいいだろう。

直井:メールは相手の状況が見えないからこそ、配慮ができるかどうかで、その後の進み方や、信頼関係が構築できるかどうかにも関わってきますね。

平野:スピード重視というと、スピードのことだけを考えてしまうことがあるけれど、一面にこだわると上手くいかない。成果を求める一方で、極端な解釈をして過剰な行動をとっていたり、合理性に欠ける非効率な行動をとっていたりしないか、考えていきたいね。

直井:スピードという話では、メールを作成する時間も話題にのぼりますね。

平野:1通作成するのに時間をかけすぎていないかは、意識していきたいね。

メールを1通作成するのにかかる平均時間

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