5分でわかる!ビジネスメール

メールのボタンの掛け違いはどこで生じる?

2017/05/17 平野 友朗 直井 章子=日本ビジネスメール協会

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ビジネスメール研究所の所長として、メールの研究に精を出す平野所長。メールのプロファイリング力は目を見張るものがあり、メールから相手の思考、感情が透けて見えるという。メールを見るだけで数々の事件を解決に導いてきた。数学が大好きで論理的思考を兼ね添えた温和な人柄で、ビジネスメール教育を盛り上げてきた立役者。メールに悩んだとき、困ったときはビジネスメール研究所にお問い合わせください。平野所長や直井研究員がアドバイスします。

情報通信業C社で営業職に就いている高橋さん(26歳)。ビジネスメールのスキルアップを目的に平野所長のセミナーを聴講。終了後、アドバイスを求めて個別相談を受けることに。上司とのメールのやりとりに課題を抱えているようです。

高橋さん(以下:高橋):C社の高橋と申します(名刺を交換)。今日のセミナー、とても勉強になりました。

平野所長(以下:平野):平野です。セミナーにもご参加いただきありがとうございます。

高橋:実は、今日、私と一緒に平野所長の講演を聞いた上司から「終了後に個別相談ができるようだからアドバイスをもらってこい」と言われまして。

平野:そうだったんですね。

高橋:いきなりなので、何を聞いたらいいか、正直、考えがまとまっていないんですが。

平野:大丈夫ですよ。お仕事は何をされているんですか?

高橋:C社で営業をしています。法人相手に自社サービスの営業をしていて、新卒で入社してから営業なので、4年目になります。

平野:お仕事では、どのようなときにメールを使っているんですか?

高橋:社内と社外の両方で使っています。社内だと、上司にメールで報告したり、経理とか他の部署にメールで連絡したりしています。社外だと、お客さまへの連絡が大半です。

平野:メールの通数はどのくらいですか?

高橋:うーん、数えたことがないので感覚ですが、受信が60通、送信が30通くらいでしょうか。社内でもメールで伝えることが多いですね。

平野:たとえば、隣の席の人にもメールで伝えることがありますか?

高橋:しょっちゅうです。仕事の依頼とか、報告とか、基本的にはメールですね。今日、一緒に来ていた上司も「あれはどうなった?」とメールで聞いてくるので、メールを使うことは多いです。だけど先日、私が送ったメールにダメ出しをされて、送り直したらまた指摘が入って。「これはどういうことですか」とか「この部分の情報が足りない」とか。文章にもダメ出しが入って、敬語がおかしい、分かりにくいとか、いろいろ言われたんです。それで、メールができていないから学んだほうがいいってことで今日のセミナーに参加することになりました。

平野:そのような経緯があったんですね。

メールの返事はメールでしなければならない?

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