グローバル化が進み、プロジェクトメンバーは世界中に広がる。働き方改革で在宅や社外で自分の都合のいい時間に働く社員が増える─。こうした環境では、会議のために人を集めることは難しい。関係者が一堂に会するリアル会議は「ぜいたく」なものになりつつある。

 一方で、社内SNSやビジネスチャット、ウェブ会議など、バーチャルのコミュニケーションをより円滑に進めるツールが普及。リアル会議にこだわらず、バーチャル会議を活用する企業が増えている。

 「丸亀製麺」などの外食チェーンを運営するトリドールホールディングスもその一つ。2014年8月に社内SNS「トークノート」を導入。約1000の店舗に1台ずつ「iPad」を配布し、業績データなどをペーパーレスで参照できる仕組みを構築した。8割超の店舗で毎日iPadの利用実績があるなど、業務に浸透している。

 こうした流れを受けて、店長や8~10店舗を統括するマネジャーが集まる会議を徐々にバーチャルに移行。定例の連絡会議だけでなく、プロジェクト運営会議にも社内SNSを活用するようになった。新製品の試験販売や業務改善など様々なプロジェクトを効率的に回している。

 ただし顔を合わせずにプロジェクトの目標を共有し、アクションプランの設定や遂行を進めていくには、バーチャル会議ならではのファシリテーションが必要となる。

 それを担うのがプロジェクト・ファシリテーターとして活躍する営業サポート部営業企画課の櫻田牧子係長。店舗の水光熱費を削減する「もったいないをなくそう」プロジェクトを例に、バーチャル会議の仕切り方を見ていこう。

営業サポート部の櫻田牧子氏(右)と石川暁次長
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