特定の人だけがよく話す一方で、全く言葉を発しない人もいる─。住友生命保険は、現在進行中のIT刷新プロジェクトの会議でこうした事態が起こることを防ぐため、参加者全員が意見を言いやすい会議作りに取り組んでいる。

 このプロジェクトは、情報システム部はもとより、商品部・営業部門・事務部門など社内の様々な部門のメンバーで構成されている。「部門横断で検討チームを作ってプロジェクトを進めるのは初めて。システムを使う現場から、従来のシステムの不便な点などを率直に指摘してもらおうと考えた」。情報システム部 システム業務室の岩井剛部長代理はこう話すが、懸念もあった。

システム刷新プロジェクトのメンバー。年齢や役職、部署の壁を越えて率直に議論できるようファシリテーションを学んだ
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 メンバーの年齢や役職が多様なので、若いメンバーは年長者に遠慮して発言しにくいこと。また「部門代表」としての意識が先に立って、建て前が先行し、率直な本音が聞けなくなる恐れもあった。

 そこで榊巻亮氏らケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズのコンサルタントに会議のファシリテーションを依頼した。さらに自分たちでも効果的な会議運営ができるよう、全員が榊巻氏らからファシリテーション・スキルを学んだ。

 意見を出しやすくするため、まず会議のグラウンドルールを設定。「思ったことはすかさず言う」「年次は気にしない」といった会議に臨む基本姿勢を定義した。そのうえでプロジェクトのキックオフミーティングで「このプロジェクトをどういうものにしたいか」という思いを全員がはき出し、共有した。

 このとき全員の意見を漏らさず聞くために付箋を使った。匿名性が高く、一斉に書き込むので、「前の人が自分の考えと似たようなことを言っているから、自分は発言を控えよう」といった遠慮もなくなる。

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