身の回りにはたくさんの書類があふれている。あまり必要のないDMやチラシならば、こうもたまることはないだろう。「いつか使うだろう」「あとで困らないように保存しなければ」と思うから、どんどんたまってしまうのだ。友人からの手紙などは、繰り返して読まないとしても捨てるには忍びない。そこでお勧めなのが、ドキュメントスキャナーによるデータ化だ。
今年こそ始める、スマホ/クラウド活用のデジタル書類管理
目次
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ドキュメントスキャナー お薦めカタログ
ドキュメントスキャナーは、複数のメーカーから多数発売されている。ここでは、主要な製品として11機種を紹介する。家庭向きで最初の1台として買うなら、ScanSnap S1300iが有力候補だろう。中級の据え置きモデルなので、この製品と比較しつつ、ほかのモバイルモデルや高性能機、格安機なども検討しよう。
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名刺やレシートのデータ化もできる
知らず知らずのうちに、大量にたまる名刺。まとめて箱などにしまっておいてもよいのだが、後で探すのが非常に大変だ。かといって、その後連絡を取るかどうか分からない人の名刺を一枚ずつ入力してデータ化するのも面倒だ。
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スマホやタブレットでも閲覧や保存ができる
今日は、場所を選ばずに書類を見られるスマホやタブレットの活用について触れていこう。自宅や会社に置いたままの書類をいつでも表示できるのがありがたい。仕事の書類なら、スマホやモバイルノートで顧客へ転送することも可能。マニュアルやカタログなどは、スキャンしておけば、移動中の電車の中でゆっくりと読むことも…
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Evernoteで書類を管理しよう
「Evernote」は、書類やメモの保存に最適なWebサービス。ドキュメントスキャナーで書類を取り込んだら、Evernoteで管理することをお勧めする。Webサービスなので、同じアカウントにしておけば、2台以上のパソコンで同じ書類を利用できる(図1)。さらに、スマホやタブレットでも利用可能だ。 も…
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データ化した書類は便利に使える
ここでは、ScanSnapシリーズに付属する「ScanSnap Organizer」や「ScanSnap Manager」というソフトで利用できる機能をいくつか紹介していこう。書類のデータ化によって、ここまで便利に使えるのかと、驚くことも少なくないはずだ。
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ドキュメントスキャナーで紙の書類をデータ化しよう
各種のパンフレットやカタログから、パスワードなどを書いた重要なお知らせまで、身の回りにはたくさんの書類があふれている。あまり必要のないDMやチラシならば、こうもたまることはないだろう。「いつか使うだろう」「あとで困らないように保存しなければ」と思うから、どんどんたまってしまうのだ。友人からの手紙な…