紙の書類が減って久しい今でも、整理の問題として「必要な書類がすぐに出てこないと仕事のリズムを崩してしまうため、なんとかしたい」と考えている人は多いはずです。本連載の第3回で説明したように、不要な書類を破棄するだけでも必要な書類が探しやすくなりますが、ファイリング術をマスターすれば、書類はさらに整理され見つけやすくなること請け合いです。ファイリングがうまくいっている人が、より良いファイリングの方法を模索しているケースも、結構あるのではないでしょうか。
そこで今回は、必要な書類をいかにファイリングしていけばいいのか、書類の賞味期限をいかに管理すればいいのかについて説明し、効果的なファイリングを実現するために欠かせない文具を紹介します。ファイリングがうまくいかない人はもちろん、うまくいっている人も参考にしてみてください。
ラベルライターを使えば、検索性が３倍アップする
書類をファイリングしたとしても、見出しをつけていなければ、必要な書類をすぐに探すことができません。そして見出しをつけたとしても、字が汚かったり、薄かったり細かったり小さかったりすると、ひと目で判読できないことがあります。さらに私がそうなのですが、自分の字が嫌いでファイルに見出しを貼るのが何となく嫌だという人もいると思います。これらに該当する人は、ラベルライターを使って見出しの効果を十分に発揮させてみるとよいでしょう。ファイルの検索性が飛躍的にアップすると言っても過言ではありません。
ファイルの見出しを付けるのにお勧めなのは「テプラ」PRO SR45（キングジム、アマゾンでの販売価格4198円）です（写真1）。きれいに文字が印字されるのはもちろん、縦書き、横書き、サイズ、書体、２行・３行印字、イラスト、フレームを自由に組み合わせることもできます。
検索性を上げるため、緊急の書類は赤、重要な書類は青のファイルに入れ、どのような性質の書類が入っているか、色でも判別できるようにしておくとよいでしょう。仕事の優先順位を間違ったり、重要な書類を見落としたりといった、うっかりミスを減らせます。私の場合、仕事で使う見出しはシンプルに印字するため、１つの見出しをつくってファイルに貼るのに30秒もかかりません。
「テプラ」PRO SR45のサイズは約173×109×58mmなので、引き出しに入れるには少々大きいと感じる人がいるかもしれませんが、中段引き出しに立てて収納すれば109×58mmのスペースですみます。