画面●パイプドビッツのマイナンバー管理システムでのマイナンバー申請画面例
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プレナスは2015年9月25日、グループ全社でパイプドビッツのマイナンバー管理システムを採用すると公表した。パイプドビッツが発表した。プレナスはクラウドを利用して、全国1200カ所超の直営店の従業員、アルバイト約2万5000人、扶養家族のほか、店舗用土地オーナー約1000名の個人番号の管理をパイプドビッツに委託する。
プレナスは持ち帰り弁当の「ほっともっと」や飲食店「やよい軒」などを展開する。従業員や拠点が多いため、目視による個人番号と証明書類番号の確認や、毎月発生する入退職者の番号収集・廃棄を手作業で人事担当部門が行うのは難しい。従業員や店舗用土地オーナーに対応する事務担当者や責任者がそれぞれいるため権限設定を細分化する必要があるという。
プレナスは、従業員らがスマートフォンやPCからWebサイトの専用フォームを通じて、利用目的などを確認して個人番号と確認書類の画像を投稿できるようにする（画面）。光学文字認識（OCR）によって不一致時の再投稿を依頼する仕組みをシステム化する。退職者の個人番号を保管期間後に自動削除したり、事務担当者ごとの利用メニューを制御することで個人番号を安全に管理する。
システムはPaaS（Platform as a Service）で構築期間は1カ月程度。パイプドビッツはプレナスの従業員向けに説明会を実施して、10月以降にプレナスの正社員から順次、個人番号の収集を開始する。今秋には人事基幹システムと連携して、日次のバッチ処理で新規採用者の番号を追加するなど約12万件の個人番号をシステムで運用する見込みという。
