業務効率化や時短、働き方改革といったキーワードを毎日のように目にする現在、会議や打ち合わせをいかに効率良くこなすかは重要なテーマといえる。

 PCと周辺機器を活用することで、離れた場所にいる人も交えて会議を開いたり、会議の記録をしっかり残したり、最新版の資料を即座に配布したりできる。本特集では、ITを駆使した会議のポイントを探る。

 今回は、マイクロソフトが無償で提供しているノートアプリ「OneNote」で会議の議事録やメモを便利に作成する方法を紹介しよう。

デジタルノートアプリで会議の記録を取るメリット

 企業内でモバイルノートPCを利用するユーザーなら、打ち合わせや会議の記録はOneNoteに代表されるようなデジタルノートアプリを利用するのがお勧めだ。まだ紙のノートとペンでメモを取っている人も多いかもしれないが、手書きノートの一番の難点は、後から検索をしにくいことだ。

 デジタルノートなら、いくら議事録が増えても、キーワードで瞬時に検索できる。録音・録画ファイルを添付したり、PDFやExcelの資料を貼り付けたりすることも可能だ。紙で配布された資料が多いと、整理するのも大変だが、デジタルノートならば撮影した画像をページに貼り付けておけば、紙の資料を廃棄しても大丈夫だ。

モバイルノートPCやタブレットPCを会議の現場に持ち込み、OneNoteで会議のメモを作成する
モバイルノートPCやタブレットPCを会議の現場に持ち込み、OneNoteで会議のメモを作成する
(撮影:岡本 ゆかり)
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OneNoteには2種類ある

 OneNoteには、Windows 10にプリインストールされているストアアプリ版「OneNote for Windows 10」と、Microsoft Office製品に付属するデスクトップアプリ版「OneNote 2016」の2種類がある。OneNote 2016は、無償でダウンロードすることもできる。

 OfficeをインストールしてあるWindows 10パソコンには、ストアアプリ版とデスクトップアプリ版、2種類のOneNoteが存在することになる。どちらを使ってもよいが、機能的にはデスクトップアプリ版のOneNote 2016のほうが優れている。ただしストアアプリ版のOneNote for Windows 10は頻繁にアップデートされ、毎月のように機能が追加され、強化されている。

 OneNote 2016では、データをローカルのHDDとOneDriveのどちらにも保存できる。OneDriveに保存すれば、OneNote for Windows 10やスマホアプリ版OneNoteともデータを同期できる。また、2つのアプリを同時に使ってもよい。

<a href="https://www.onenote.com/download?omkt=ja-JP" target="_blank">マイクロソフトのWebサイト</a>で「Windowsデスクトップ」をクリックすると、OneNote 2016を無償で入手できる。ただし、旧バージョンのOfficeがインストールされている環境では、うまくインストールできなかった
マイクロソフトのWebサイトで「Windowsデスクトップ」をクリックすると、OneNote 2016を無償で入手できる。ただし、旧バージョンのOfficeがインストールされている環境では、うまくインストールできなかった
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Windows 10に付属するOneNoteとOneNote 2016の主な違い
Windows 10に付属するOneNoteとOneNote 2016の主な違い
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