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若手情シスSEに送る幸せのヒント

会議をうまく進行できない?まずは書記を買って出よう

大森 正明=ソフトロード顧問 2017/05/19 日経コンピュータ

 SEとして打ち合わせや会議に出席する機会はこれから増えてきます。若手が会議の進行役(ファシリテーター)を任されるケースは多くはないですが、やってみるとなかなか思い通りには進められないものです。

 ファシリテーションスキルを磨くのは難しいですよね。特に若手が会議をリードする機会もあまり無いので、一層難しい。そこで今回はファシリテーションスキルを高めるヒントをお教えします。

 研修でのグループワークなどでは、最初にリーダーや書記を決めて議論を進めるケースが多々あります。その様子を見ていると、リーダーがしっかりしているチームは議論が速く進むのは当然ですが、書記がうまいチームも負けずに議論が前に進んでいます。

 上手なコンサルタントは顧客の意見を聞いて、それを文字にするという書記の作業をしています。文字にすることで問題点が整理され、顧客も問題点や原因の理解が深まり、課題や解決策を見い出しやすくなるからです。

 同様に、会議でも議論を上手く整理して、文字にして、参加者で共有すれば効率的に進められます。

 若手のうちは専門技術や業務知識、経験などが十分ではなく、会議のリード役はなかなか回ってきませんが、書記ならやらせてもらえるはずです。「皆さんが議論に集中できるように、私が書記をやらせていただきます」と言って、積極的に引き受けてみましょう。

 ファシリテーションスキルを高めるのに、良いトレーニングになりますよ。この時のコツは、自席でメモを取るのではなく、黒板(ホワイトボード)の前に立って、議論の要点を皆に見えるように記述して共有するようにすることです。

 議論が空中戦になったりあちこちバラバラになったりしたら、表にまとめるなどしてなるべくロジカルに整理して、論点が見えるようにします。脱線していると感じた話はあえて記述しないようにしましょう。

 こうした作業を繰り返すと、書記をしながらだんだん会議を正しい方向にリードできるようになってきます。「書記がうまい」というのはそういうことです。「黒板を制する者は会議を制する」と銘じて、どんどん書記にチャレンジしてみてください。

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