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ここがおかしい!?Office 365

Office 365でメールが行方不明に、どうする!?

高橋 秀和=ITpro 2017/05/17 ITpro

 Office 365のメールは、ユーザーが受信するメールを自動で整理する。この振り分け機能が2016年11月に更新された。更新を知らずに使っていて、「メールが消えた」と混乱した人もいただろう。この機能が“肌に合わない”なら、いっそ無効にするのも手だ。

「低優先メール」と「優先受信トレイ」が並存

 Office 365のメール/グループウエア「Exchange Online」では、「低優先メール」と2016年11月に追加された「優先受信トレイ」という二つの振り分け機能が動いている。両機能を順番に見ていこう。

 まず、低優先メールは、ユーザーが読み飛ばす割合が高いメールを学習して「低優先メール」フォルダーに振り分ける機能だ。特定のアドレスから届くメールを読まずに削除していると、徐々に低優先メールとして扱われるようになる。ユーザーが、特定のメールに対して、「低優先」を設定することも可能だ。メールを選択した状態で右クリックメニューの「低優先メールに移動」を実行する。

「低優先メール」フォルダーに自動でメッセージを振り分け。Office 365のメール振り分け機能の一つ。
[画像のクリックで拡大表示]

 もう一つの優先受信トレイは、ユーザーにとって「重要度が高い」と見なしたメールを「優先」タブに表示し、それ以外のメールを「その他」タブに振り分ける機能だ。低優先メールのようなフォルダーへの振り分けではない。この機能の英語名は「Focused Inbox」(注目する受信トレイ)で、注目すべきメールだけを提示するのが設計思想だ。

2016年11月からの新機能「優先受信トレイ」。タブで「優先」メールと「その他」メールに二分する。
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