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午後6時に帰ろう!

1日の仕事は付箋3枚でコントロールせよ

村上 悟=ゴール・システム・コンサルティング 2017/05/11 日経SYSTEMS
出典:日経SYSTEMS 2015年4月号pp.56-57
(記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります)
目次一覧

 午後6時に帰るための4ステップのうち、前半の(1)ODSC(目的・成果物・成功基準)を決めると、(2)目的達成に必要な行動を洗い出すというステップを見てきた。続いて、(3)のタスクを俯瞰しやすくするステップと(4)見通しと対処すべき問題を毎日報告する、を見ていこう。

(3)のタスクを俯瞰しやすくするステップを踏むに当たっては、小型のホワイトボードか、あるいは画用紙などを用意しよう。チームの進捗管理でよく用いられるタスクボードの自分専用版を用意するためだ。本稿ではこれを「マイタスクボード」と呼ぶ。

マイタスクボードで時間を管理

 マイタスクボードの上部には、左から順に「ToDo(未着手)」「Doing(仕掛かり中)」「Done(完了)」と書き出す。このあたりは、チーム運営のタスクボードと全く同じである。

 準備ができたら、(2)のステップで洗い出し、順番を整理した行動<>を付箋紙に記載する。これらの付箋紙を、未着手であればToDoに、仕掛かり中であればDoingに、完了したらDoneに張り出す。タスクボードの一般的な使い方の通りだ。

 これを日々の仕事の中で使い続けていこう。あなたの仕事全体がどんな状況になっているのかを俯瞰できる。期日と比べて付箋の枚数が膨大であれば、仕事量が多すぎることになる。早めにチームのリーダーや同僚に相談する必要があるといった具合だ。

 もちろん、このタスクボードを作って満足していてはいけない。午後6時に帰るために効果的に運用するには、いくつかの工夫が必要だ(図6)。

図6●「マイタスクボード」で時間を効果的に管理するための主な工夫
[画像のクリックで拡大表示]

 まず取り入れたい工夫は、付箋紙に書き出すタスクの規模感を2時間単位にそろえること。必要に応じて、複数の行動をまとめたり、逆に一つの行動をさらに分割したりしよう。

 時間をそろえることで、負荷状況を一目で把握しやすくなる。また、一般的な1日の業務時間は8時間だから、2時間にそろえておくことで、午前までに2コマ、午後に1コマなどと割り当てやすくなる効果もある。

 2時間分の量を見積もる際は、確実に完了できる量より多くしたい。「2時間で終えるには多少頑張りが必要だ」と感じるくらいが適当だ。量を少なくしたとしても「余裕があるから」とゆっくりやってしまい、時間ギリギリになってしまいやすいからだ。

 2時間単位にする工夫とともに取り入れたいのが、1日に取り組む業務を付箋紙3枚分にする工夫だ。つまり、6時間で業務が終わるように計画を立てることになる。

 これにより、1日につき2時間分の余裕を確保できる。この余裕は、突発業務や、その日に取り組んだタスクの中で予定の2時間を超過したものを消化するために取っておこう。

 Doing(仕掛かり中)のタスクは、できるだけ少なくするという工夫も取り入れてほしい。先に解説したように、マルチタスクは頭を切り替えるための時間ロスをもたらす。マイタスクボードのDoingに何枚も付箋がある状況こそがマルチタスクだ。従って、日々マイタスクボードを見ながら、Doing上の付箋を常に少なくするように仕事に取り組みたい。

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